Configurer des contacts 8x8 Work

Un contact est un utilisateur qui ne dispose pas des services (licences) et des autorisations de 8x8. Pour créer un contact, saisissez les informations de base telles que le prénom, le nom, l’e-mail, le nom d’utilisateur et le site. Le contact est créé et ajouté à la liste des utilisateurs mais ne peut pas fonctionner en tant qu’utilisateur car aucun service ou licence ne lui est encore attribué. Pour créer un contact dans 8x8 Work, ouvrez le menu principal de 8x8 Admin Console, accédez à Utilisateurs > + Créer un utilisateur. Vous pouvez enregistrer un contact et le changer ultérieurement en un utilisateur VO de fonctions supplémentaires. Pour créer plusieurs contacts à la fois, consultez la rubrique Créer des utilisateurs en masse.

Pour créer un contact, saisissez le prénom, le nom et l’adresse courriel, puis continuez à ajouter les champs suivants si nécessaire :

• Nom d’utilisateur: par défaut, le système recommande un nom d’utilisateur créé à partir du nom de l’entreprise, du prénom et du nom de famille, et vous avertit s’il existe un doublon. Par exemple, John Smith de AcmeJets Corporation voit ce nom d’utilisateur par défaut : acmeJets.John.Smith. Si vous souhaitez créer un nom d’utilisateur différent, il doit être unique et n’avoir jamais été utilisé auparavant.
• Site : le site est l’emplacement de votre entreprise. Par défaut, votre système téléphonique est tâche à un site en fonction de l’adresse de service fournie. Les champs d’adresse d’urgence et de langue sont dérivés du site. Le pays du site est le pays de l’adresse par défaut dans le compte utilisateur. Vous pouvez modifier les valeurs ci-dessus si nécessaire. Voir comment configurer les utilisateurs.
• Langue : la langue contrôle la langue des invites vocales, des avis courriel et de l’affichage de l’appareil.
• Fuseau horaire: le fuseau horaire est utilisé pour le téléchargement des enregistrements d’appels, la consultation des files d’attente, ainsi que la planification et l’exécution de rapports lorsque vous êtes connecté en tant qu’administrateur actuel.
• Portée du répertoire des contacts : définir si l’utilisateur peut voir les contacts et les autres utilisateurs du même PBX, du même site ou de l’ensemble de l’entreprise. Une entreprise peut avoir plusieurs systèmes téléphoniques, plusieurs sites et de nombreux utilisateurs. Par exemple, l’entreprise AcmeJets possède deux systèmes téléphoniques et trois sites. Vous pouvez choisir que l’utilisateur soit visible au niveau du PBX ou au niveau du site.
• Afficher le contact dans l’annuaire de l’entreprise : vous pouvez masquer les utilisateurs, les groupes d’anneaux, les files d’attente d’appels, les numéros de fax internes, etc. au public dans l’annuaire des contacts de l’entreprise. Si l’option d’affichage est désactivée, le nom et le numéro ne sont plus visibles dans les contacts. Pour masquer un utilisateur dans l’annuaire de l’entreprise, allez dans Accueil > Utilisateurs > Informations de base. Cliquez sur pour désactiver l’option Afficher le contact dans le répertoire de l’entreprise, puis enregistrez l’utilisateur.

Sous Informations complémentaires, ajoutez l’intitulé du poste, l’adresse, le service, le numéro de téléphone personnel et les champs personnalisés s’ils sont activés.

• Intitulé du poste : saisissez l’intitulé du poste de l’utilisateur.
• Service : saisissez le service auquel appartient l’utilisateur en utilisant un maximum de 100 caractères.
  
• Numéro de contact personnel : saisissez le numéro de contact personnel de l’utilisateur, tel que son numéro de téléphone fixe ou mobile. Le numéro de contact personnel apparaît sur les profils de l’utilisateur 8x8 Work for Desktop et 8x8 Work for Mobile. Si vous activez l’option Afficher le contact dans l’annuaire de l’entreprise dans le profil de l’utilisateur, le numéro de contact personnel de l’utilisateur apparaîtra également dans l’annuaire de l’entreprise. Pour en savoir plus, consultez notre FAQ contenu sur la façon d’ajouter un numéro de mobile.
  
• Champs personnalisés : si les champs personnalisés sont activés, ils sont visibles en tant que champ personnalisé 1, champ personnalisé 2 et champ personnalisé 3. En savoir plus.

Prise en charge des champs personnalisés pour les clients migrés

Les clients 8x8 classiques qui migrent vers la plateforme X series peuvent désormais accéder aux champs personnalisés dans le répertoire des contacts. Supposons que vous ayez précédemment défini des champs personnalisés tels que l’ID de l’employé ou la division de l’entreprise dans Gestionnaire de compte, ils sont désormais visibles en tant que champ personnalisé 1 et champ personnalisé 2 dans votre nouveau 8x8 Admin Console.

Disponibilité limitée

En tant que client 8x8, les champs personnalisés seront activés si :

• Vous êtes en train de migrer de Classic vers X Series (c’est-à-dire qu’ils ne sont pas disponibles pour les clients natifs de X Series).
• Vous avez utilisé des champs personnalisés pour les profils d’utilisateurs dans Gestionnaire de comptes (c’est-à-dire que vous avez déjà des données).

Fonctionnalités

• Tous les clients bénéficient d’une présentation améliorée de la page de détails de l’utilisateur.
• La section Informations de base est divisée en deux parties : informations de base et informations complémentaires.
• Les informations de base contiennent des champs obligatoires et des champs fonctionnels clés.
• Les informations complémentaires contiennent des informations de contact telles que l’adresse, l’intitulé du poste, le département et, s’ils sont activés, des champs personnalisés.
• Trois champs personnalisés sont affichés dans la section Informations complémentaires.

Limites

• Les champs personnalisés ne peuvent pas être activés ou désactivés individuellement
• Les noms et les types de champs personnalisés ne peuvent pas être modifiés
• Les noms existants sont conservés pendant la migration
• Les noms des champs personnalisés ne sont pas affichés dans le 8x8 Admin Console
• Les noms des champs personnalisés sont visibles dans le Switchboard Pro
• Les champs personnalisés ne peuvent pas être définis ou modifiés par le biais d’un téléchargement de fichiers en masse.

FAQ

Pour plus d’informations, reportez-vous aux questions fréquemment posées suivantes :