Configuration des sites

Un site dans 8x8 Work représente l’emplacement de votre entreprise. Votre service 8x8 Work est livré avec des sites déjà créés pour vous, sur la base des informations que vous avez fournies au moment de l’achat du service. Votre service est livré avec des sites déjà créés pour vous, sur la base des informations que vous avez fournies au moment de l’achat du service. Les sites de 8x8 Work simplifient l’administration de tous les points d’extrémité au sein d’un site en appliquant des propriétés communes, telles que l’adresse d’urgence, la langue, le plan de numérotation et le fuseau horaire. En outre, les gestionnaires peuvent gérer des options avancées de traitement des appels, telles que la numérotation du réceptionniste pour le site.

Fonctionnalités

• Attribuez une adresse, une langue et un fuseau horaire communs à tous les utilisateurs appartenant à un site.
• Définissez un code de site unique uniquement lorsque votre entreprise a besoin de réutiliser des numéros de poste sur plusieurs sites.
  • Les utilisateurs d’un site s’appellent les uns les autres en utilisant la numérotation courte. (Robin appelle Sam en utilisant le numéro de poste 1010)
  • Les utilisateurs d’un site à l’autre peuvent s’appeler en numérotation courte si les numéros de poste sont uniques pour tous les sites.
  • Les utilisateurs d’un même site dont les numéros de poste sont identiques s’appellent en utilisant le code du site + le numéro de poste. Supposons que nous ayons une entreprise avec trois sites ayant chacun un code de site 100, 200 et 300 respectivement. Si un utilisateur du site 1 doit parler à la réceptionniste du site 1, il lui suffit de composer le 1001. S’il veut parler à la réceptionniste du site 2 ou du site 3, il doit composer le code du site suivi du numéro d’extension 2001001.
• Identifiez un poste de réceptionniste pour chaque site. La présence d’un réceptionniste de site permet aux utilisateurs de joindre le réceptionniste lorsque les appelants atteignent la boîte vocale d’un utilisateur, d’une file d’attente, d’un groupe de sonneries ou d’un standardiste au sein du site. Ils peuvent composer le 0 suivi de # pour être dirigés vers le réceptionniste du site.
• Définissez un numéro de ligne principale pour le site, qui servira de numéro principal pour diriger le trafic d’appels de votre site.
• Définissez le numéro de la ligne principale comme numéro d’identification de l’appelant pour tous les utilisateurs du site.
• Sélectionnez le pays d’appel en fonction du trafic d’appels de l’utilisateur. Si un utilisateur traite la plupart des appels en provenance d’Australie, sélectionnez le plan de numérotation australien.
• Dans un système téléphonique PBX unique qui est compatible avec le CCV, tous les sites créés sont compatibles avec le CCV par défaut.
• Dans un système téléphonique multi-PBX avec 8x8 Contact Center, l’association du site au PBX doit être basée sur le fait que le site inclura ou non des utilisateurs CCV.

Créer de nouveaux sites

Vous pouvez configurer et gérer des sites à partir de 8x8 Work 8x8 Admin Console.

Pour créer de nouveaux sites :

1. Allez dans Sites > + Créer un site.
2. Entrez un Nom de site.

3. Si disponible, sélectionnez un PBX. Le champ PBX n’apparaît que si vous avez un système téléphonique multi-PBX. Un PBX peut être compatible avec le CCV ou non. Pour plus de détails, reportez-vous à la section PBX compatibles avec le CCV ci-dessous :

   • Système téléphonique à PBX unique : si votre système téléphonique possède un seul PBX et qu’il est lié à un locataire CCV, le PBX est compatible avec le CCV. Lorsque vous créez un site au sein du PBX compatible avec le CCV, le site est automatiquement compatible avec le CCV. Lorsque vous créez un utilisateur CCV, affectez-le au site compatible CCV du Contact Center. Tous les utilisateurs CCV doivent être affectés à un site compatible CCV.
   • Système téléphonique multi-PBX : dans un environnement multi-PBX, la création de sites et d’utilisateurs doit être planifiée à l’avance. Dans la page Entreprise, vous pouvez voir le nom du locataire CCV et le nom du PBX auquel il est lié. Lorsque vous créez un site qui inclut des utilisateurs CCV, vous devez vous assurer que le site appartient au (Contact Center) PBX compatible CCV. Lorsque vous créez un utilisateur CCV, vous devez l’affecter à un site compatible CCV uniquement. Si vous sélectionnez un site non compatible avec le CCV, vous ne pourrez pas attribuer de services CCV.

4. Dans Plan de numérotation interne, entrez un Code de site et une Longueur de poste. Tous les sites liés à un PBX compatible avec le CCV sont compatibles avec le CCV par défaut. Cela permet de s’assurer que tous les utilisateurs du CCV sont sur le bon site et le bon PBX. En activant la numérotation par site, les utilisateurs du site peuvent se contacter sans spécifier le code du site (numérotation courte), mais de l’extérieur du site, ils ne sont accessibles que par leur extension qualifiée, code du site + extension. Par exemple : si le code de site 101 a deux extensions 10110 et 10111, les utilisateurs peuvent se contacter en composant seulement 10 et 11. Vous pouvez entrer jusqu’à dix chiffres pour l’agencement du code de site et de la longueur de l’extension. Pour plus de détails, veuillez vous reporter à la section Sites > + Créer un site.

   Remarque : Même avec un code de site défini, vous pouvez introduire n’importe quelle longueur de poste lors de la création d’un nouvel utilisateur. Si vous ne respectez pas le code de site et la longueur recommandée, le système vous avertit. Toutefois, vous pouvez enregistrer l’utilisateur et la fonction tant que le numéro est unique sur tous les systèmes téléphoniques (PBX). Par exemple, si le système propose 10100 comme numéro de poste et que vous le remplacez par 101, un avertissement apparaît indiquant que « ...le non-respect du plan de numérotation du site peut avoir une incidence sur la numérotation courte ».

5. Saisissez l’Adresse de votre site ou cliquez pour créer une Nouvelle adresse.
   Une adresse valide et vérifiable est nécessaire pour qu’un site réponde aux besoins des fournisseurs de services d’urgence. Par défaut, l’adresse d’urgence de tous les utilisateurs du site est définie sur l’adresse du site. Si vous avez des employés à distance, vous pouvez remplacer les adresses d’urgence au niveau de l’utilisateur si nécessaire.

6. Indiquez la ou les adresses courriel à avertir lorsque le 911 est composé à partir d’un numéro associé à ce site. La meilleure pratique consiste à avertir au moins un utilisateur sur le lieu même où l’appel est assuré

7. Sélectionnez une Langue.
   La langue définie au niveau du PBX est la langue par défaut jusqu’à ce que vous sélectionniez une nouvelle langue pour votre site. Les paramètres de langue du site spécifient la langue par défaut des invites audio du système et la langue d’affichage des téléphones de bureau. Par défaut, la langue de tous les utilisateurs du site est définie sur la langue spécifiée au niveau du site. Si un utilisateur a besoin d’une langue différente, vous pouvez remplacer la langue au niveau de l’utilisateur.
8. Sélectionnez un Fuseau horaire.
   Le fuseau horaire défini au niveau du PBX est le fuseau horaire par défaut, jusqu’à ce que vous sélectionniez un nouveau fuseau horaire au niveau du site. Si des utilisateurs se trouvent dans d’autres fuseaux horaires, vous pouvez définir le fuseau horaire au niveau de l’utilisateur.
9. Entrez une Destination de sortie par défaut de la messagerie vocale. Vous pouvez effectuer une recherche par utilisateur, par nom de service, par poste ou par numéro de téléphone.
   La présence d’un réceptionniste de site permet aux utilisateurs de joindre le réceptionniste lorsqu’ils atteignent la boîte vocale d’un utilisateur, d’une file d’attente, d’un groupe de sonneries ou d’un standardiste. Lorsqu’ils atteignent la boîte vocale, les appelants peuvent laisser un message vocal ou composer le 0 suivi de # pour être dirigés vers le réceptionniste du site. Voir Activer la Switchboard Pro pour savoir comment ajouter un réceptionniste de site en tant qu’opérateur de standard.
10. Sélectionnez le Numéro de la ligne principale.
    Le numéro de ligne principale vous sert de numéro de téléphone principal de votre site et peut être attribué à n’importe quel utilisateur ou service. Vous pouvez sélectionner n’importe quel numéro disponible parmi les numéros réclamés ou portés comme numéro de ligne principale. Si vous êtes en train de porter un numéro vers 8x8, vous devez attendre que le portage soit terminé avec succès pour l’utiliser comme numéro de ligne principal.
11. Activez l’option Définir le numéro principal comme Identifiant de l’appelant pour tous les utilisateurs appartenant à ce site.
12. Activez Partager le numéro principal comme Identifiant de l’appelant avec tous les utilisateurs appartenant à ce site.
13. Sélectionnez le Pays d’appel.
    Ce champs détermine le pays d’appel par défaut pour l’utilisateur créé dans un site, mais peut être modifié par l’administrateur au niveau de l’utilisateur. Le pays d’appel est généralement déterminé par le pays que l’utilisateur appelle le plus souvent. Par exemple, si un utilisateur résidant aux États-Unis passe la plupart de ses appels en Allemagne, le pays appelant doit être défini comme le plan de numérotation allemand.
    

Modifier les sites des utilisateurs

Vous pouvez modifier le site d’un utilisateur par le biais d’une modification en bloc, à condition que le nouveau site soit situé dans le même système téléphonique ou PBX. Lorsque vous changez de site d’un utilisateur, le système ne vous permet pas de modifier d’autres valeurs dans la même séance de traitement en masse. Enregistrez le nouveau site avant de pouvoir modifier d’autres champs tels que le fuseau horaire ou le département.

Lors de chaque changement de site, les composants suivants peuvent être modifiés :

Composant	Changer	Exemple
Poste	Change si la numérotation du site (code du site) est activée.	Par exemple, si le nouveau code de site est 7, le poste de l’utilisateur est automatiquement précédé de 7. Si l’utilisateur se déplace à nouveau vers un site dont le préfixe est 8, le code de site devient 8.
Langue	La langue du nouveau site n’est modifiée que si la langue de l’utilisateur précédent est la même que celle du site.	Par exemple, si la langue de l’utilisateur et la langue du site sont toutes deux le français, lorsque le site passe à l’allemand, la langue de l’utilisateur devient également l’allemand. Toutefois, lorsque la langue de l’utilisateur est le français et que la langue du site est l’anglais, si l’utilisateur se rend sur un nouveau site de langue allemande, la langue de l’utilisateur restera l’anglais.
Fuseau horaire	Modification du fuseau horaire du nouveau site si le fuseau horaire de l’utilisateur précédent est le même que celui de l’ancien site.	Par exemple, si le fuseau horaire de l’utilisateur et le fuseau horaire du site sont tous deux US Pacific, lorsque le site passe au fuseau horaire britannique, le fuseau horaire de l’utilisateur passe également au fuseau horaire britannique. Toutefois, lorsque le fuseau horaire d’un site est US Pacific et que celui de l’utilisateur est UK, si l’utilisateur déménage en Australie, le fuseau horaire de l’utilisateur restera US Pacific.
EAN	Modification du numéro de la ligne principale du nouveau site si le nouveau site utilise le numéro de la ligne principale comme Identifiant de l’appelant externe.
E911	L’adresse du nouveau site est modifiée si l’adresse de l’utilisateur précédent est la même que celle de l’ancien site.	Par exemple, si l’adresse de l’utilisateur et celle du site sont toutes deux San Jose, lorsque le site change pour San Francisco, l’adresse de l’utilisateur change également pour San Francisco. Si une adresse courriel non valide est enregistrée pour les urgences - les adresses courriel n’ayant pas de point (.) dans la partie domaine et les adresses courriel avec un suffixe apostrophe (') - la validation ne passe pas.
Réceptionniste	Pas de changement pour la réceptionniste du nouveau site.
Plan de numérotation	Aucune modification du plan de numérotation du nouveau site.

Remarque : Le changement de site n’est possible que par le biais de l’édition en masse. Pour modifier le site d’un seul utilisateur, allez dans Accueil > Utilisateurs, sélectionnez l’utilisateur dont vous souhaitez mettre à jour le site et cliquez sur Modifier en bloc, puis modifiez le site de l’utilisateur.

Remarque : Si vous devez déplacer un utilisateur d’un système téléphonique à l’autre, vous devez supprimer l’utilisateur puis le recréer dans un site appartenant au nouveau système téléphonique.

Pour modifier le site d’un utilisateur :

1. Allez sur la page Utilisateurs et sélectionnez les utilisateurs que vous souhaitez modifier.
2. Cliquez sur Modifier en bloc.
3. Sélectionnez Site et cliquez pour en choisir un dans la liste.
4. Cliquez sur Continuer.

5. Examinez le rapport pour voir si tous les utilisateurs sélectionnés ont été déplacés vers le nouveau site, puis cliquez sur Confirmer les modifications en bloc. Une tâche est créée. Vous pouvez suivre sa progression dans la zone Tâches.

   

FAQ

Pour plus d’informations, reportez-vous aux questions fréquemment posées suivantes :