Répondre aux courriels

Dans Centre d'appels 8x8, lorsque vous acceptez des courriels en file d'attente, ils sont enregistrés en tant que dossiers avec le statut Ouvert et vous sont attribués. Si vous répondez à ces courriels, vous créez de nouveaux suivis.

Pour répondre à un courriel :

  1. Allez dans l'onglet Cases (Cas) et ouvrez le cas ou le courriel auquel vous souhaitez répondre.
  2. Cliquez sur Reply (Répondre).
    Un nouvel onglet de suivi s'ouvre pour le cas. L'identifiant du client et le contenu du courriel sont automatiquement renseignés. La réponse au courriel inclut automatiquement l'en-tête du courriel, c'est-à-dire des informations sur l'expéditeur, le destinataire, l'objet, la date et l'heure. L'objet du courriel contient le numéro du dossier.
  3. Rédigez votre réponse au courriel dans le champ Description.
  4. Sélectionnez Signature (Signature).
  5. Dans la section Attachment (Pièce jointe) :
    • Cliquez sur Attach files or drop files here (Joindre des fichiers ou déposez des fichiers ici) pour sélectionner un fichier sur votre ordinateur.
      ou
    • Cliquez sur Select files from cases/follow-ups (Sélectionner des fichiers dans les dossiers/suivis).
      Une liste de pièces jointes liées au dossier et/ou aux suivis s'affiche.
      Sélectionnez les pièces jointes souhaitées.

    6. Remarque : Vous pouvez ajouter des pièces jointes aux courriels déjà liés au dossier ou aux suivis lorsque vous répondez à un courriel ou que vous le transférez. Le nombre de pièces jointes n'est pas limité, à condition qu'elles ne dépassent pas 20 Mo au total.

  1. Pour enregistrer un brouillon de l'interaction à compléter ultérieurement, cliquez sur Save as Draft (Enregistrer comme brouillon). L'enregistrement de suivi est ajouté au dossier en tant que brouillon.
    OU
    Cliquez sur Send (Envoyer) pour envoyer la réponse complétée.
  1. Pour afficher vos brouillons, cliquez sur l'onglet Cases (Cas).
  2. Dans le menu déroulant Filters (Filtres), sélectionnez My Drafts (Mes brouillons) dans la liste, puis cliquez sur Go (Aller).
    Dans la liste des brouillons, sélectionnez le brouillon que vous souhaitez consulter. Pour plus d'informations sur l'utilisation des dossiers, voir Créer et modifier des dossiers.