1. Dans Google Agenda, double-cliquez sur le jour du calendrier souhaité pour commencer à programmer une nouvelle conférence.
2. Si vous n'êtes pas connecté au plug-in, cliquez sur Connexion.
   
   Le bouton affichant Connexion affiche à présent Ajouter conférence sur Virtual Office. Vous êtes à présent prêt à ajouter des Conférence Virtual Offices aux événements de Google Agenda.

1. Dans Google Agenda, double-cliquez sur le jour du calendrier souhaité pour commencer à programmer une nouvelle conférence.
2. Cliquez sur Ajouter conférence sur Virtual Office.
   
3. Selon vos besoins, ajoutez un horaire, des invités, une description et des paramètres à la conférence. Vous pouvez également choisir de répéter l'événement du calendrier et la Conférence Virtual Office concernée.
4. Cliquez sur l'icône Menu pour ouvrir un menu déroulant. Dans le menu déroulant, vous pouvez :

   Icône	Fonctionnalité
   	Supprimez la Conférence Virtual Office de l'événement.
   	Formulez des commentaires sur le plug-in.
   	Consultez notre manuel de l'utilisateur en ligne.
   	Vous déconnecter du plug-in.

5. Configurez les paramètres que vous souhaitez, puis sélectionnez Enregistrer pour rendre la conférence visible dans Google Agenda.
6. Confirmez pour avertir les participants. Une confirmation s'affiche pour indiquer que la conférence a été enregistrée.

1. Dans Google Agenda, sélectionnez et ouvrez un événement d'un calendrier avec une Conférence Virtual Office ajoutée.
2. Si vous le souhaitez, modifiez l'horaire, les invités, la description et d'autres paramètres de la conférence. Vous pouvez également réinitialiser votre ID d'hôte et de conférence à des fins de sécurité, mais aussi ajouter des co-hôtes afin de partager les privilèges de l'organisation au cours d'une conférence.
   Pour modifier les paramètres avancés de la conférence :
   1. Dans Google Agenda, sélectionnez et ouvrez un événement d'un calendrier avec une Conférence Virtual Office ajoutée.
   2. Cliquez sur l'icône Paramètres pour afficher les paramètres avancés de la conférence. Si vous êtes un utilisateur Virtual Office existant, les paramètres par défaut qui s'affichent sont les mêmes que les paramètres par défaut de la conférence dans l'L'application de bureau Virtual Office (en mode classique sous Paramètres > Conférences).
      
   3. Effectuez les modifications souhaitées et sélectionnez Enregistrer les modifications.
   4. Selon vos besoins, continuez à modifier les détails de la conférence dans l'événement du calendrier.
3. Effectuez les modifications souhaitées et sélectionnez Enregistrer.

   Remarque : pour le moment, les modifications apportées à une conférence dans Google Agenda sont reportées sur la même conférence reprise dans l'L'application de bureau Virtual Office, et non l'inverse.

4. Confirmez pour avertir les participants à la conférence. Une confirmation s'affiche pour indiquer que vos modifications ont été enregistrées.
   

Imaginons que vous organisez une conférence sensible et que l'un des participants prévus a quitté votre entreprise, ou que vous souhaitez simplement ajouter un niveau de sécurité à votre conférence. Pendant que vous planifiez ou modifiez une conférence, vous pouvez réinitialiser l'ID de l'hôte servant à accéder à la conférence.

Remarque : Les hôtes et les participants qui rejoignent la conférence via Virtual Office, ainsi que les participants qui accèdent à la conférence par téléphone peuvent le faire à l'aide de l'ID de la conférence. Si l'organisateur vous donne l'ID de l'hôte, mais que vous n'êtes pas repris en tant qu'hôte de la conférence, vous devez utiliser l'ID de l'hôte pour exercer vos droits d'hôte lors de la conférence.

Pour réinitialiser l'ID de la conférence :

1. Dans Google Agenda, sélectionnez et ouvrez un événement d'un calendrier avec une Conférence Virtual Office ajoutée.
2. Cliquez sur l'icône Paramètres pour afficher les paramètres avancés de la conférence.
   
3. Sous ID de la conférence, cliquez sur l'icône Réinitialiser .
4. Lorsque vous y êtes invité, confirmez la réinitialisation de l'ID de l'hôte et de la conférence.
5. Selon vos besoins, continuez à modifier les détails de la conférence dans l'événement du calendrier.
6. Confirmez pour avertir les participants à la conférence. Une confirmation s'affiche pour indiquer que vos modifications ont été enregistrées.

Imaginons que vous organisez une grande conférence et que vous souhaitez que plusieurs hôtes la gèrent, ou que vous ne serez pas en mesure de participer à l'intégralité de la conférence. Si vous ne souhaitez pas être le seul hôte de la conférence, vous pouvez ajouter des co-hôtes depuis votre répertoire de contacts Virtual Office afin de partager les droits d'hôte de la conférence.

Pour ajouter des co-hôtes à une conférence :

1. Dans Google Agenda, sélectionnez et ouvrez un événement d'un calendrier avec une Conférence Virtual Office ajoutée.
2. Cliquez sur l'icône Paramètres pour afficher les paramètres avancés de la conférence.
   
3. Sous Co-hôtes, cliquez sur Ajouter pour ouvrir une barre de recherche.
4. Recherchez le nom et le numéro du contact que vous souhaitez définir en tant que co-hôte.
5. Cliquez sur le contact souhaité dans les résultats de la recherche pour l'ajouter aux co-hôtes de la conférence.
6. Si vous souhaitez supprimer un co-hôte, cliquez sur son nom dans la liste des co-hôtes et confirmez l'invite qui s'affiche.
7. Selon vos besoins, continuez à modifier les détails de la conférence dans l'événement du calendrier.
8. Communiquez aux co-hôtes leur statut d'hôtes de la conférence.

   Remarque : vous devez communiquer à tous les nouveaux co-hôtes leur statut lors de la prochaine conférence, étant donné que leur statut d'hôte ne leur est pas automatiquement indiqué.

Vous pouvez accéder à une Conférence Virtual Office à l'aide d'une invitation par e-mail ou via l'L'application de bureau Virtual Office.

À partir d'un événement du calendrier

1. Si vous avez installé le plug-in, ouvrez l'événement du calendrier qui contient une Conférence Virtual Office.
2. Cliquez sur Rejoindre la conférence pour démarrer la conférence. Au moment où l'invite s'affiche dans le navigateur, confirmez pour rejoindre l'L'application de bureau Virtual Office.
   
3. Lorsque vous y êtes invité, rejoignez l'audioconférence.

À partir d'une invitation par e-mail

1. Ouvrez l'invitation dans votre boîte de réception.
   
2. Rejoignez la conférence à l'aide des informations souhaitées disponibles dans l'invitation :
   • Une invite de Google servant à confirmer votre disponibilité auprès de l'hôte de la conférence.
   • L'URL permettant de rejoindre automatiquement la conférence via Virtual Office. Cliquez pour démarrer la conférence dans l'L'application de bureau Virtual Office.
   • L'ID de la conférence pour rejoindre la conférence manuellement via Virtual Office.

     Remarque : Les hôtes et les participants qui rejoignent la conférence via Virtual Office, ainsi que les participants qui accèdent à la conférence par téléphone peuvent le faire à l'aide de l'ID de la conférence. Si l'organisateur vous donne l'ID de l'hôte, mais que vous n'êtes pas repris en tant qu'hôte de la conférence, vous devez utiliser l'ID de l'hôte pour exercer vos droits d'hôte lors de la conférence.

   • Un numéro de téléphone direct permettant de rejoindre la conférence via un appareil audio mobile sans saisir votre ID de la conférence. Touchez l'écran de votre appareil mobile pour rejoindre rapidement la conférence lorsque vous êtes en déplacement.
   • Des numéros de téléphone directs nationaux et internationaux qui ont été attribués à la conférence. Pour composer le numéro, contactez le numéro désiré qui est local pour vous et saisissez l'ID de la conférence qui vous est demandé.
   • L'option permettant de rejoindre la conférence depuis un système de vidéoconférence en salle.

À partir de Virtual Office

Pour rejoindre la conférence à partir de l'application de bureau :

1. Dans l'L'application de bureau Virtual Office, sélectionnez Conférences > Mes conférences ou Conférences > Conférences que j'organise pour consulter votre liste de conférences. Lorsque vous ouvrez l'onglet pour la première fois, vous êtes invité à effectuer une synchronisation avec Google Agenda ou à n'afficher que les conférences que vous organisez. En fonction de votre sélection :
   • Si vous effectuez une synchronisation avec Google Agenda, vous pouvez consulter les conférences à venir sans tenir compte de l'hôte.
   • Si vous n'effectuez pas de synchronisation avec Google Agenda, vous pouvez consulter toutes les conférences que vous organisez, mais pas celles pour lesquelles vous n'êtes pas un hôte.
2. Pointez la souris sur la conférence souhaitée, puis cliquez sur l'icône Lire ou Démarrer qui s'affiche pour lancer la conférence.
3. Lorsque vous y êtes invité, rejoignez l'audioconférence.

En tant que participant :

1. Dans l'L'application de bureau Virtual Office, sélectionnez Conférences > Rejoindre la conférence.
2. Saisissez l'ID de la conférence concerné (sans inclure le # ajouté qui peut s'afficher dans l'invitation à la conférence), puis cliquez sur Rejoindre la conférence pour démarrer la conférence.
3. Lorsque vous y êtes invité, rejoignez l'audioconférence.

À partir d'un système de conférence en salle

Les appelants d'un système en salle peuvent rejoindre une Conférence Virtual Office en composant simplement l'URI SIP communiqué dans l'e-mail d'invitation à la conférence. Pour plus d'informations sur l'utilisation de vos systèmes de conférence en salle, reportez-vous aux instructions du fabricant.

Remarque : les appelants d'un système de conférence en salle ne peuvent pas voir ni partager le contenu affiché à l'écran.

Problème connu : si vous rejoignez la conférence via un système en salle avant que la vidéo ne démarre pendant la conférence, vous ne pourrez pas rejoindre la vidéoconférence. Pour rejoindre la vidéoconférence, vous devez rejoindre la conférence après qu'un autre participant à la conférence a démarré la vidéo.

1. Dans Google Agenda, cliquez sur l'événement de la Conférence Virtual Office à supprimer.
2. Cliquez sur x pour supprimer la conférence.
   
3. Confirmez pour avertir les participants à la conférence. Une confirmation s'affiche pour indiquer que la conférence a été annulée.

1. Pour ouvrir la fenêtre de commentaires :
   • Cliquez à tout moment sur l'icône du plug-in de votre navigateur.
     
   • Dans un événement du calendrier contenant une Conférence Virtual Office, cliquez sur l'icône Menu pour ouvrir un menu déroulant, puis sélectionnez Envoyer un commentaire.
     
2. Dans la fenêtre de commentaires, sélectionnez le type de commentaires et saisissez votre commentaire dans la zone de saisie.
3. Cliquez sur Envoyer. Les journaux de données du plug-in sont automatiquement envoyés avec vos commentaires afin d'améliorer l'expérience utilisateur.