Configurer 8x8 Spaces

En tant qu’administrateur, vous pouvez configurer une salle de conférence avec un système de conférence dans la salle, puis améliorer la salle de conférence avec 8x8 Spaces pour permettre aux utilisateurs de bénéficier d’une expérience solide en réunion et offrir une solution instantanée pour la collaboration!

Une fois que vous disposez d’une salle compatible avec un système de conférence en salle, vous pouvez coupler un ordinateur de la salle de conférence avec une tablette compatible sur laquelle l’application 8x8 Spaces est installée. Une fois que vous avez couplé l’ordinateur de la salle et la tablette, cette dernière est utilisée comme contrôleur de salle par les personnes présentes dans la salle de conférence pour participer à des réunions via 8x8 Spaces.

Pour configurer complètement 8x8 Spaces, vous devez :

  • Étape 1A : créer 8x8 Spaces pour associer à des salles de conférence physiques.
  • Étape 1B : ajouter un nouveau calendrier à 8x8 Spaces.
  • Étape 2 : configurer le matériel pour 8x8 Spaces.
  • Étape 3 : installer l’application 8x8 Spaces sur le contrôleur de la chambre.
  • Étape 4 : associer un contrôleur de salle à un ordinateur de salle de conférence.

Étape 1A : créer 8x8 Spaces

  1. En tant qu’administrateur de 8x8 Work, connectez-vous à 8x8 Work 8x8 Admin Console.

  2. Dans le menu principal de 8x8 Admin Console, allez à Réunions > Espaces pour ouvrir votre liste de salles de réunion.

    Remarque : L’option Espaces n’est accessible que lorsque votre organisation est entièrement activée pour l’expérience classique 8x8 Meet; si votre organisation utilise entièrement ou partiellement l’expérience Réunions Virtual Office classique à la place, vous ne pouvez pas accéder à votre liste d’espaces de réunion.

  3. Dans la liste des espaces de réunion, cliquez sur Ajouter un nouvel espace.
  4. Dans l’écran de création d’espace :
    • Connectez le nouvel espace au calendrier utilisé par votre organisation. La première fois que vous créez un espace, vous devez ajouter le calendrier souhaité.
    • Sélectionnez la ressource de calendrier correspondant à l’espace ; la ressource de calendrier s’affiche pour les utilisateurs lorsqu’ils planifient une réunion avec la salle de conférence.
      Pour plus de détails sur la configuration des ressources de calendrier, reportez-vous à la documentation de l’application de calendrier concernée.
    • Saisissez le nom de l’espace ; le nom de l’espace apparaît sous forme d’étiquette sur la télévision et le contrôleur de la salle.
    • Saisissez l’emplacement de l’espace ; l’emplacement de l’espace apparaît sous forme d’étiquette sur la télévision et le contrôleur de la pièce.

  5. Enregistrez vos modifications pour configurer l’espace et l’afficher dans la liste des espaces de réunion.

Remarque : Pour que 8x8 puisse accéder aux ressources du calendrier et/ou aux espaces, votre compte courriel doit avoir les ressources activées par votre fournisseur. Certains fournisseurs exigent un abonnement premium pour fournir des ressources de calendrier. Veuillez contacter votre fournisseur pour obtenir de l’aide.

Étape 1B : ajouter un nouveau calendrier à 8x8 Spaces

  1. Lors de la création d’une nouvelle salle de réunion, cliquez sur Ajouter un nouveau calendrier en regard de Connecter le calendrier pour faire apparaître une invite de sélection de calendrier.
  2. À l’invite, sélectionnez le type de calendrier utilisé par votre organisation parmi les types de calendrier pris en charge, tels que Office 365 ou Calendrier Google.
  3. Une fois que vous avez sélectionné le calendrier souhaité, confirmez et connectez-vous au compte de calendrier qui héberge les ressources de calendrier correspondant aux salles de conférence physiques de votre organisation, puis confirmez.

    Le compte de calendrier auquel vous vous êtes connecté est maintenant disponible pour associer les ressources que vous créez.

Étape 2 : configurer le matériel pour 8x8 Spaces

Dans votre salle de conférence, soyez certain de configurer le matériel audio et vidéo suivant pour qu’il fonctionne avec 8x8 Spaces:

  • TV/moniteur d’affichage : affiche le contenu de la réunion locale et à distance.
  • Ordinateur de la salle : chargez l’application 8x8 Spaces basée sur Chrome et connectez tout le matériel.
  • Caméra : montre les participants à la réunion dans la salle aux participants à la réunion à l’extérieur de la salle.
  • Haut-parleur : diffuser l’audio des participants à distance (un appareil de haut-parleur séparé est facultatif, car un haut-parleur peut être intégré à l’écran d’affichage).
  • Microphone : reçoit l’audio des participants de la salle (un appareil de microphone séparé est facultatif, car un microphone peut être intégré au moniteur d’affichage).
  • Appareil à tablette (contrôleur de salle) : permet de démarrer des réunions, de se connecter à des réunions, de fournir un partage de contenu sans fil dans la salle et de contrôler l’écran de la salle.)
  • Adaptateur de partage d’écran : permet aux participants dans la salle de partager l’écran de leur ordinateur via un câble physique.

Composant

Nécessaire ou optionnel

Exigence minimale

Télévision ou moniteur d’affichage

Requis
  • Résolution 1080p
  • Connectivité HDMI USB-C

Ordinateur de salle

Requis

Mac mini Quad-core avec 8 Go de mémoire

Caméra

Requis (peut être ballotté)
  • Résolution 720p
  • Connectivité USB 3 ou USB-C

Haut-parleur(s)

Requis (peut être ballotté)

Audio 3,5 mm, ou connectivité USB 3 ou USB-C

Microphone(s)

Requis (peut être ballotté)

Connectivité USB 3 ou USB-C

 appareil à tablette

Requis
  • iPad fonctionnant sous iOS 12 ou supérieur
  • Tablette Android fonctionnant sous Android 9 ou supérieur

Adaptateur de partage d’écran

Recommandé
  • Entrée HDMI
  • Sortie USB 3 ou USB-C

Étape 3 : installer l’application 8x8 Spaces sur le contrôleur de la salle

  1. Une fois qu’une salle de conférence a été configurée pour 8x8 Spaces, l’ordinateur de la salle de conférence doit être couplé à une tablette sur laquelle l’application 8x8 Spaces est installée.
    Cette tablette doit être connectée à une source d’alimentation et laissée dans la salle de conférence en tant que contrôleur de salle.
    Sur une tablette (AKA in-room controller) qui répond aux exigences matérielles de 8x8 Spaces, ouvrez l’App Store.
  2. Allez sur la page de téléchargement 8x8 Spaces et installez les applications appropriées pour l’ordinateur de la salle de conférence (Bureau) et le contrôleur de salle (Mobile).
    Une fois l’application installée sur le contrôleur de salle, vous êtes prêt à coupler le contrôleur de salle avec un ordinateur de salle de conférence.

Étape 4 : associer un contrôleur de salle à un ordinateur de salle de conférence

  1. Dans une salle de conférence configurée pour 8x8 Spaces, apportez une manette de poche avec l’application 8x8 Spaces pour l’appairer avec l’ordinateur de la salle de conférence.
  2. Sur l’ordinateur de la salle, ouvrez l’application 8x8 Meeting Spaces que vous avez téléchargée à l’étape 3. Auparavant, vous deviez utiliser une méthode d’installation basée sur le Web, mais cela n’est plus recommandé.
    1. À l’invite de l’application sur l’ordinateur de la salle, saisissez le code d’appairage attribué à la salle de conférence ; vous trouverez le code d’appairage dans 8x8 Work 8x8 Admin Console sous Accueil > Réunions > Espaces.
    2. Confirmez le code d’appairage saisi pour afficher un écran de configuration de l’appareil dans lequel vous pouvez confirmer le matériel de la salle de conférence. Vous pouvez prévisualiser la qualité audio et vidéo des appareils sélectionnés avant de confirmer.
    3. Cliquez sur Suivant pour afficher un code d’appairage pour le contrôleur de salle.
  3. Sur le contrôleur de salle, ouvrez l’application Meeting Spaces.
    1. Dans l’application, dépassez l’écran d’accueil pour afficher une invite de code d’appairage.

    2. À l’invite de l’application, saisissez le code d’appairage affiché sur le téléviseur connecté à l’ordinateur de la pièce, puis confirmez.

      Remarque : Le code doit être composé de 8 chiffres. Si votre code comporte plutôt 6 chiffres, appuyez deux fois sur la touche Entrée pour sauter les deux derniers chiffres.

  4. Sur l’ordinateur de la pièce, confirmez l’appairage pour terminer la tâche d’attribution de la manette de la pièce pour 8x8 Spaces.
  5. Pour empêcher la navigation hors de l’application 8x8 Spaces, ajoutez un code PIN à la salle de réunion à laquelle le contrôleur de salle est associé, ou verrouillez les boutons d’accueil et d’alimentation du contrôleur de salle.
    Si vous souhaitez empêcher le contrôleur de salle de se mettre en veille lorsque l’appli est ouverte, ouvrez les paramètres de l’appareil et :
    • Sur un appareil iOS, accédez à Accessibilité > Accès guidé, et activez le Verrouillage automatique de l’affichage du miroir.
    • Sur un appareil Android, accédez au paramètre adapté à l’appareil pour empêcher le verrouillage automatique de la tablette.