Configurer la prise d’appel de groupe

Grâce à la fonction de prise d’appels groupés de 8x8, les employés peuvent répondre aux appels entrants des autres membres du groupe, sans avoir à se déplacer jusqu’au téléphone de leur collègue.

Les petits bureaux ou les équipes de collègues assis à proximité les uns des autres peuvent améliorer leur productivité grâce à la fonction de prise d’appels groupés. Les appels entrants destinés à des collègues peuvent être pris même si la personne appelée n’est pas à son bureau, et les employés qui répondent à l’appel peuvent le ramasser sur leur propre téléphone. La prise d’appels groupés est un excellent moyen de s’assurer que les appels sont toujours traités rapidement et que le service à la clientèle est optimal.

La prise d’appels groupés fonctionne également sur 8x8 Work for Desktop et 8x8 Work for Mobile, mais ne permet pas la surveillance à distance.

Fonctionnalités

  • Améliorez la disponibilité de vos équipes et groupes de travail. Les appels entrants peuvent être pris même si l’appelant n’est pas disponible.
  • Améliorez la productivité au sein de votre bureau. Tout membre d’un groupe de prise d’appels peut ramasser un appel entrant sans quitter son bureau.
  • Veillez à ce que les appels soient toujours traités rapidement et à ce que le service à la clientèle soit optimal.
  • Un utilisateur peut appartenir à un ou plusieurs groupes de prise d’appels.
  • Facile à administrer et à configurer.
  • Seuls les utilisateurs auxquels des numéros de poste ont été attribués peuvent être ajoutés à ce groupe.
  • Configurez et utilisez la prise d’appels groupée seule, ou utilisez-la avec des touches de ligne pour des fonctions supplémentaires.

Limites

La prise d’appel groupée ne permet pas la surveillance à distance.

Un petit bureau ou un groupe de collègues n’a pas besoin d’un groupe de sonneries formel ou d’un routage de débordement SDA, mais souhaite répondre aux appels lorsque le destinataire prévu n’est pas disponible. Dans ce scénario, les utilisateurs veulent souvent ramasser un appel qui sonne depuis leur propre bureau au lieu de marcher jusqu’au téléphone du destinataire qui sonne. L’administrateur crée un groupe de prise d’appels et y ajoute les utilisateurs de postes souhaités. Ces derniers reçoivent alors un numéro de poste de prise d’appel par courriel. Lorsqu’un membre du groupe absent reçoit un appel, en son absence, l’appel peut être pris par n’importe quel autre membre du groupe à l’aide de son combiné.

Pour mettre en place une prise d’appel collective, vous devez créer un groupe, attribuer un numéro de poste et ajouter des membres au groupe. Les membres sont les utilisateurs du même site qui répondent aux appels de tout autre membre du groupe.

Pour configurer un groupe de prise d’appels :

  1. Allez dans Accueil > Prises d’appels groupées, puis cliquez sur + Créer une prise d’appels groupée.
  2. Entrez un Nom pour votre groupe de prise d’appels et sélectionnez un Site, si vous avez plus d’un site.
  3. Sélectionnez un Numéro de poste pour le groupe de prise d’appels. Les membres utilisent ce numéro de poste pour répondre aux appels entrants du groupe.
  4. Ajouter des Membres à ce groupe. Vous pouvez sélectionner des membres sur tous les sites d’un même système téléphonique (PBX).

    Remarques :
    - Si vous supprimez un membre de la liste, l’utilisateur est également supprimé de la file d’attente.
    - Le fait d’être membre d’un groupe donne la permission de répondre au téléphone d’un autre utilisateur.

  5. Activez l’option Envoyer un courriel de bienvenue, puis cliquez sur Enregistrer.
    Un courriel de bienvenue est envoyé aux membres du groupe, avec le numéro de poste du groupe et des instructions sur son utilisation.

Vous pouvez rechercher des prises d’appels groupés par nom ou par numéro de poste. Pour rechercher une prise d’appel groupée, allez dans Accueil > Prises d’appel groupées et entrez le nom du groupe ou le numéro de poste que vous recherchez.

Lorsqu’un membre du groupe absent reçoit un appel, en son absence, l’appel peut être pris par n’importe quel autre membre du groupe à l’aide de son combiné. Vous pouvez répondre à un appel entrant dans le cadre d’une prise d’appel groupée de l’une des manières suivantes :

  • Composez *66 puis entrez le numéro du poste de prise d’appel collectif.
  • Si vous avez accès aux touches de ligne, appuyez sur la touche de numérotation rapide préprogrammée pour le transfert d’appel collectif sur votre téléphone.
  • Si vous avez accès aux touches de ligne, appuyez sur la touche BLF préprogrammée pour la prise d’appels groupés sur votre téléphone.

FAQ

Pour plus d’informations, reportez-vous aux questions fréquemment posées suivantes :

Vous pouvez rechercher des prises d’appels groupés par nom ou par numéro de poste. Pour rechercher une prise d’appel groupée, allez dans Accueil > Prises d’appel groupées et entrez le nom du groupe ou le numéro de poste que vous recherchez.

Les utilisateurs qui font partie du même groupe de ramassage d’appels peuvent utiliser leur propre téléphone pour ramasser un appel entrant destiné à n’importe quel autre membre du groupe. Pour répondre à un appel entrant destiné à un autre membre du groupe, composez <*66> suivi du numéro de poste du groupe, par exemple <1001>.

  1. Dans le menu principal, allez dans Accueil > Prises d’appels groupées.
  2. Pour modifier une prise d’appel de groupe, cliquez sur à côté du groupe souhaité. Pour supprimer une prise d’appel de groupe, cliquez sur à côté du groupe souhaité.

Non, la surveillance à distance n’est pas disponible pour la prise d’appel groupée. Utilisez la prise d’appel BLF pour la surveillance à distance.

La prise d’appel groupée permet à un groupe de personnes de ramasser un téléphone qui sonne sans avoir à accéder physiquement à ce téléphone. La prise d’appels groupés fonctionne également sur 8x8 Work for Desktop et 8x8 Work for Mobile, mais ne permet pas la surveillance à distance.
La prise d’appel BLF permet à une personne de ramasser un appel qui sonne sur un poste qu’elle surveille. Il peut s’agir d’un poste surveillé à distance. Les utilisateurs n’ont pas besoin d’être à portée de voix de la ligne qui sonne. Le service Power Keys est nécessaire pour la prise d’appel BLF, et ce service ne fonctionne que sur les téléphones de bureau Polycom pris en charge.

Si l’administrateur l’a activé, un courriel de bienvenue automatique est envoyé aux membres pour leur communiquer le nom du groupe et le numéro de poste.