À propos des conférences

Vous pouvez démarrer instantanément une conférence non programmée depuis n'importe quel endroit sous l'onglet Conférences.

Pour démarrer une conférence instantanément :

1. Sélectionnez Conférences.
2. Touchez l'icône Se réunir maintenant pour démarrer immédiatement une Conférence Virtual Office. Cela permet également de créer une conférence réutilisable qui peut être supprimée par la suite ou modifiée et transposée pour des événements du calendrier à venir.
3. Lorsque vous êtes dans la Conférence Virtual Office, touchez l'icône Participants pour ouvrir la liste des participants.
4. Depuis la liste des participants, touchez l'icône Inviter des participants pour commencer à inviter des contacts Virtual Office à la conférence.
5. Lorsque vous avez dressé la liste de tous les participants souhaités, touchez Inviter pour envoyer des invitations. Les participants peuvent ainsi voir leurs invitations à la conférence via un message de chat.

Une conférence créée dans Virtual Office est réutilisable. Vous pouvez ainsi utiliser une conférence pour programmer des conférences dans votre calendrier. Vous pouvez créer autant de conférences réutilisables pour différents objectifs (Vous pouvez utiliser une conférence pour rencontrer votre équipe, une autre pour organiser des réunions individuelles, etc.), et vous pouvez modifier et réutiliser n'importe laquelle en fonction de vos besoins depuis Conférences > Mes conférences. La première fois que vous créez une conférence et que vous affichez vos conférences organisées, vous voyez une brève présentation de Conférences Virtual Office.

Pour programmer une conférence, vous pouvez ajouter l'une de vos conférences à un événement du calendrier dans l'application de calendrier native de votre appareil, puis invitez normalement des participants.

Cas d'utilisation

Imaginons que Lisa va organiser une conférence sur le projet dont elle s'occupe.

• Étant donné que c'est la première fois que Lisa organise une conférence de grande ampleur, elle crée une nouvelle conférence et personnalise les paramètres avancés afin de toucher un plus grand nombre de participants.
• Elle ajoute la conférence en tant qu'événement au calendrier de son appareil.
• Ensuite, depuis l'application de calendrier, Lisa :
  • Fixe l'heure.
  • Invite les participants souhaités.
  • Ajoute le programme de la conférence.
  • Apporte la touche finale à son calendrier.

L'événement programmé est envoyé à tous les participants, en y joignant les informations pertinentes. La conférence que Lisa a personnalisée pour des événements de plus grande ampleur est stockée en vue d'une utilisation ultérieure sous Conférences > Mes conférences.

1. Sélectionnez Conférences > Organiser une conférence.
2. Saisissez le nom de la conférence, puis touchez Créer une conférence.
   Les informations sur la conférence s'affichent : le lien vers la conférence, les ID de la conférence de l'hôte et des participants, ainsi que le(s) numéros(s) de téléphone que les participants peuvent utiliser pour rejoindre la conférence via l'audio uniquement. Si vous souhaitez composer un numéro lorsque vous êtes pressé, vous pouvez appeler le numéro à accès rapide associé à la conférence afin de gagner du temps.
3. Touchez Paramètres avancés pour activer ou désactiver les éléments suivants :

   Paramètre	Fonction
   L'hôte doit être présent pour démarrer la conférence	Demander à un hôte de rejoindre une conférence avant les participants.
   Démarrer avec les micros coupés	Couper le micro des participants par défaut. Les participants peuvent eux-mêmes activer leur micro, au besoin.
   Les participants peuvent en inviter d'autres	Autoriser les participants à inviter d'autres personnes à la conférence.
   annonces audio d'entrée/sortie	Lire une annonce audio lorsqu'une personne rejoint ou quitte la conférence.
   notifications visuelles d'arrivée/de départ pour tous	Afficher une notification à tous les participants lorsqu'une personne rejoint ou quitte la conférence.

   Lorsque vous en avez fini avec les paramètres avancés, touchez l'icône de la coche pour revenir à l'écran des informations sur la conférence.
4. Pour ajouter la conférence à un événement du calendrier programmé et inviter des participants, touchez Programmer dans le calendrier. La conférence est également ajoutée à Conférences > Mes conférences en vue d'une réutilisation dans des événements du calendrier à venir.

Si vous souhaitez terminer la programmation plus tard, touchez Terminé. La nouvelle conférence est ajoutée à Conférences > Mes conférences afin d'être programmée plus tard.

Lorsque vous avez créé une conférence réutilisable, vous pouvez l'utiliser aussi souvent que vous le souhaitez afin de programmer des événements du calendrier. Vous pouvez programmer une conférence dans l'application de calendrier de votre appareil en ajoutant une conférence récemment créée, ou en ajoutant une conférence existante sous Mes conférences.

Pour ajouter une nouvelle conférence à votre calendrier :

1. Consultez les détails et les paramètres avancés de la nouvelle conférence.
2. Touchez Programmer dans le calendrier pour ajouter la conférence à un événement programmé dans l'application de calendrier de votre appareil.
3. Ajoutez l'heure à laquelle vous souhaitez que la conférence ait lieu, joignez le programme de la conférence et invitez des participants.
4. Enregistrez et envoyez l'événement du calendrier pour avertir les participants.

Pour ajouter une conférence existante à votre calendrier :

1. Sélectionnez Conférences > Mes conférences pour consulter votre liste de conférences réutilisables.
2. Touchez une conférence pour afficher ses détails.
3. Touchez l'icône Plus pour ouvrir un menu.
4. Sélectionnez Programmer dans le calendrier pour ajouter la conférence à un événement programmé dans l'application de calendrier de votre appareil. Vous devrez peut-être autoriser l'L'application mobile Virtual Office à accéder à l'application de calendrier native.
5. Ajoutez l'heure à laquelle vous souhaitez que la conférence ait lieu, joignez le programme de la conférence et invitez des participants.
6. Enregistrez et envoyez l'événement du calendrier pour avertir les participants.

Si vous programmez des conférences à l'aide de l'application de calendrier de votre appareil, vous pouvez y consulter toutes les conférences programmées que vous allez organiser. Si vous êtes invité à une conférence par e-mail, vous trouverez vos invitations aux conférences dans votre boîte de réception.

Notez que Conférences > Mes conférences dans l'L'application mobile Virtual Office contient les conférences réutilisables que vous avez ajoutées aux événements du calendrier, au lieu des événements du calendrier programmés eux-mêmes. Pour consulter les conférences à venir qui ont déjà été programmées via votre application de calendrier, sélectionnez Conférences > Mes conférences et ouvrez le calendrier de votre appareil en touchant Afficher dans le calendrier.

Étant donné que les conférences programmées se trouvent dans l'application de calendrier de votre appareil, les informations relatives à l'heure d'une conférence spécifique (telles que les participants, la durée et le programme de la conférence) se trouvent également dans l'application de calendrier de votre appareil. Si de nouveaux participants doivent être ajoutés à un événement du calendrier déjà programmé, ou que vous devez modifier l'heure de la conférence, vous pouvez effectuer les modifications dans l'application de calendrier que vous avez utilisée pour programmer l'événement.

Vous pouvez rejoindre une conférence du calendrier depuis l'application de calendrier de votre appareil utilisée pour programmer des conférences, depuis une invitation dans un chat ou à l'aide de l'ID de la conférence. Si vous êtes un hôte, vous pouvez rejoindre la conférence depuis votre application de calendrier ou votre liste de conférences réutilisables organisées. Vous pouvez également rejoindre la conférence avec l'audio et la vidéo à l'aide de votre système de conférence en salle existant. Si vous souhaitez rejoindre la conférence uniquement avec l'audio, vous pouvez le faire par téléphone.

Pour rejoindre une conférence via l'application de calendrier de votre appareil :

1. Ouvrez l'application de calendrier de votre appareil ayant servi à ajouter des Conférence Virtual Offices à des événements du calendrier.
2. Recherchez et ouvrez l'événement du calendrier pour afficher les détails de la Conférence Virtual Office.
3. Sous le menu déroulant Remarques dans les détails de la conférence, cliquez sur le lien pour ouvrir la conférence dans l'L'application mobile Virtual Office.
   La conférence démarre.
4. Lorsque vous y êtes invité, indiquez votre nom et confirmez pour rejoindre l'audioconférence.

Pour rejoindre une conférence via une invitation au chat :

1. Touchez Messages pour ouvrir votre liste de SMS et de chats la messagerie instantanée.
2. Touchez le contact qui vous a invité à la conférence.
3. Dans votre historique de chat avec le contact, touchez Rejoindre dans l'invitation pour rejoindre la conférence souhaitée.
   La conférence démarre.
4. Lorsque vous y êtes invité, indiquez votre nom et confirmez pour rejoindre l'audioconférence.

Pour rejoindre une conférence via l'ID d'une conférence :

1. Sélectionnez Conférences > Rejoindre la conférence.
2. Saisissez l'ID de la conférence concerné (sans le # ajouté qui peut s'afficher dans l'invitation à la conférence), puis touchez Rejoindre la conférence.
   La conférence démarre.
3. Lorsque vous y êtes invité, indiquez votre nom et confirmez pour rejoindre l'audioconférence.

Pour rejoindre une conférence via Mes conférences :

1. En tant qu'hôte de la conférence, sélectionnez Conférences > Mes conférences pour consulter votre liste de conférences réutilisables.
2. Touchez Démarrer à côté de la conférence souhaitée pour la rejoindre.
   La conférence démarre.
3. Lorsque vous y êtes invité, indiquez votre nom et confirmez pour rejoindre l'audioconférence.

Pour rejoindre une conférence via un système de conférence en salle :

Les appelants d'un système en salle peuvent rejoindre une Conférence Virtual Office en composant simplement l'URI SIP communiqué dans l'e-mail d'invitation à la conférence. Pour plus d'informations sur l'utilisation de vos systèmes de conférence en salle, reportez-vous aux instructions du fabricant.

Remarque : les appelants d'un système de conférence en salle ne peuvent pas voir ni partager le contenu affiché à l'écran.

Problème connu : si vous rejoignez la conférence via un système en salle avant que la vidéo ne démarre pendant la conférence, vous ne pourrez pas rejoindre la vidéoconférence. Pour rejoindre la vidéoconférence, vous devez rejoindre la conférence après qu'un autre participant à la conférence a démarré la vidéo.

Pour rejoindre une audioconférence via un numéro à accès rapide :

• En tant que participant à la conférence, composez le numéro à accès rapide que l'hôte de la conférence vous a confié pour rejoindre l'audioconférence immédiatement via un appel mobile.
•  En tant qu'hôte de la conférence :
  1. Sélectionnez Conférences > Mes conférences pour consulter votre liste de conférences réutilisables.
  2. Touchez la conférence souhaitée pour afficher ses détails.
  3. Touchez le numéro à accès rapide pour rejoindre l'audioconférence immédiatement via un appel mobile.

Pour rejoindre une audioconférence via un appel téléphonique :

1. Composez le numéro de téléphone associé à la conférence à l'aide du téléphone de bureau, du téléphone logiciel ou du téléphone mobile de votre choix.
2. Lorsque vous y êtes invité, composez l'ID de la conférence concerné, puis touchez #.
3. Lorsque vous y êtes invité, indiquez votre nom, puis touchez # pour rejoindre l'audioconférence.

Lorsque vous rejoignez une conférence et que vous donnez votre nom, vous rejoignez automatiquement l'audioconférence.

Pour alterner l'audio :

1. En cours de Conférence Virtual Office, cliquez sur l'icône Plus pour ouvrir un menu déroulant.
2. Dans le menu déroulant, sélectionnez Alterner l'audio, puis sélectionnez l'une des options qui s'affichent :

   Option audio	Fonction
   Wi-Fi	Utiliser uniquement des données Wi-Fi pour l'audio lors de la conférence. Si aucun réseau Wi-Fi n'est disponible, vous ne pourrez pas vous connecter à l'audio.
   Téléphone de bureau	Demander à la conférence de contacter votre téléphone de bureau pour l'audio afin d'intégrer la conférence à l'application.
   Réseau voix	Utiliser uniquement des données vocales mobiles pour l'audio lors de la conférence.
   M'appelerM'appeler	Demander à la conférence de contacter votre numéro de téléphone portable pour l'audio uniquement, afin de vous retirer de la conférence dans l'application. Notez que vous pouvez uniquement utiliser le rappel audio si un participant du système téléphonique de l'hôte se trouve actuellement en réunion.
   Déconnecter l'audio	Se déconnecter de toutes les sources audio tout en restant dans la réunion.

   Vos données audio, votre appareil ou votre connectivité sont modifiés en fonction de votre choix.

Si vous êtes un invité externe ou un utilisateur de 8x8 d'un autre système téléphonique que l'hôte de la conférence, vous ne pouvez pas rejoindre l'audioconférence via le rappel jusqu'à ce que l'hôte (ou un participant provenant du même système téléphonique que l'hôte) ait rejoint la conférence. Jusqu'à ce que vous puissiez rejoindre l'audioconférence via le rappel, vous pouvez temporairement accéder à la conférence par téléphone ou utiliser tout microphone ou haut-parleur disponible sur votre ordinateur.

En tant qu'hôte dans une Conférence Virtual Office, vous pouvez enregistrer l'audio de la conférence et le contenu partagé, puis accéder à l'enregistrement depuis l'L'application de bureau Virtual Office afin de le partager avec les participants.

Remarque : les enregistrements de conférences contiennent de l'audio et du contenu partagé, mais pas de vidéo de webcam ou de journaux de chat en cours de conférence.

Pour effectuer un enregistrement dans une conférence :

1. Dans une Conférence Virtual Office, touchez l'icône Enregistrer la conférence pour commencer à enregistrer l'audio de la conférence et le contenu partagé. Dès que l'enregistrement démarre, une annonce est lue pour indiquer que la conférence est enregistrée.
2. Pour arrêter l'enregistrement, touchez à nouveau l'icône Enregistrer la conférence . Lorsque l'enregistrement s'est arrêté, une annonce est lue pour indiquer que l'enregistrement est interrompu.

Pour accéder aux enregistrements de conférences :

1. Connectez-vous à l'L'application de bureau Virtual Office.
2. Sélectionnez Conférences > Conférences que j'organise.
3. Cliquez sur la conférence souhaitée pour consulter ses détails, ses paramètres avancés et ses enregistrements.
4. Cliquez sur le menu déroulant Enregistrements de conférences pour ouvrir une liste d'enregistrements. Les enregistrements sont étiquetés afin d'indiquer s'ils contiennent un contenu partagé avec du son (fichier MP4) ou uniquement du son (fichier AU).
   
5. Pointez la souris sur l'enregistrement souhaité, puis cliquez sur l'icône Télécharger pour enregistrer l'enregistrement sur votre ordinateur.
6. Depuis votre ordinateur, vous pouvez consulter l'enregistrement et envoyer l'enregistrement aux autres participants par e-mail en vue d'une consultation ultérieure.

Dans une Conférence Virtual Office, vous pouvez partager une vidéo à l'aide de la caméra de l'appareil, mais aussi consulter une vidéo partagée par d'autres participants.

Remarque : dans l'L'application mobile Virtual Office, vous devez partager une vidéo pour pouvoir consulter celle d'autres participants.

Pour partager et consulter une vidéo au cours d'une conférence :

1. Dans une Conférence Virtual Office, cliquez sur l'icône Démarrer la vidéo pour démarrer votre vidéo.
2. Pour basculer entre la caméra avant et arrière de votre appareil, ou pour désactiver votre caméra, touchez à nouveau l'icône Vidéo .

Si vous affichez et partagez une vidéo pendant qu'une autre personne partage du contenu à l'écran, vous pouvez basculer entre les deux affichages ou consulter les deux en même temps.

Pour basculer entre le contenu partagé et la vidéo de la conférence :

En cours de Conférence Virtual Office, cliquez sur l'icône Plus pour ouvrir un menu déroulant. Dans le menu déroulant, vous pouvez opter pour les choix suivants :

• Contenu partagé uniquement
• Vidéo uniquement
• Vidéo avec contenu partagé superposé

Conférences Virtual Office vous permet de programmer, d'organiser et de participer à une expérience de conférence flexible tout en profitant du confort de votre appareil mobile.

Dans une Conférence Virtual Office, vous pouvez accéder aux commandes et aux fonctionnalités suivantes :

Icône	Fonction
	Participants : affichez et invitez des participants à la conférence, mais aussi ouvrir des chats privés avec des participants individuels.
	Chat de groupe : affichez le chat de groupe de la conférence, disponible à tous les participants si cette option a été activée par l'hôte, et écrivez-y des messages.
	Plus : basculez entre les canaux audio et les types de données en réseau afin d'améliorer la qualité de votre expérience de conférence. Si un flux vidéo s'ouvre alors qu'une personne partage du contenu à l'écran, vous pouvez opter pour les choix suivants : Contenu partagé uniquement Vidéo uniquement Vidéo avec contenu partagé superposé
	Enregistrer la conférence : si vous êtes un hôte de la conférence, vous pouvez enregistrer l'audio de la conférence et le contenu partagé en vue d'une utilisation ultérieure, puis le partager avec les participants après que la conférence est terminée.
	Partager la vidéo : ouvrez un flux vidéo via la caméra avant de votre appareil afin de partager et d'afficher une vidéo. Jusqu'à huit flux vidéo simultanés peuvent être diffusés à tout moment au cours d'une conférence.
	Muet : désactivez votre microphone sans vous déconnecter de l'audio des autres utilisateurs au cours de la conférence.
	Haut-parleur : basculez entre les sorties audio disponibles de votre appareil. Si vous disposez d'une Apple TV à proximité, vous pouvez également vous y connecter.
	Quitter la conférence : quittez la conférence. Si vous êtes un hôte de la conférence, vous pouvez choisir de quitter la conférence de vous-même ou d'y mettre un terme pour tous les participants.

Imaginons que Rob participe à une Conférence Virtual Office lorsqu'un message important est transmis par un autre utilisateur. Il ne doit pas quitter la conférence. Il lui suffit de réduire la conférence et de répondre à son collègue tandis que la conférence se poursuit en arrière-plan. Par ailleurs, Rob peut toucher la notification de chat directement afin d'ouvrir la conversation par chat concernée.

Pour répondre à un message de chat via une notification :

En cours de conférence, touchez la notification de nouveau message qui s'affiche en haut de votre écran. Vous êtes alors redirigé vers une conversation par chat avec l'utilisateur qui vous a envoyé un message et vous pouvez y répondre tandis que la conférence se poursuit en arrière-plan.

Pour revenir à la conférence, touchez le bandeau Toucher pour revenir à la conférence en haut de votre écran.

Pour réduire une conférence :

En cours de conférence, cliquez sur l'icône Retour pour parcourir l'L'application mobile Virtual Office tandis que votre conférence se poursuit en arrière-plan.

Pour revenir à la conférence, touchez le bandeau Toucher pour revenir à la conférence en haut de votre écran.