À propos des contacts

Si vous accédez à une nouvelle fonction au sein de votre entreprise ou que vous êtes transféré vers un autre service, il se peut que vous souhaitiez modifier vos informations qui s'affichent dans le répertoire Virtual Office de l'entreprise. Toutefois, vous ne pouvez pas modifier le nom ou les détails vous concernant ni ceux d'un autre utilisateur Virtual Office. Seul l'administrateur de votre système téléphonique peut modifier les coordonnées de l'entreprise. Si vous devez modifier vos coordonnées, veuillez contacter l'administrateur de votre système téléphonique

Vous pouvez toutefois modifier votre photo de profil, votre statut de présence et votre message de statut personnalisé via l'écran de votre profil.

Pour afficher les contacts de votre appareil sous Mes contacts, vous devez autoriser l'L'application mobile Virtual Office à accéder à votre liste de contacts de votre appareil.

Pour afficher les contacts de l'appareil dans l'application :

1. Sélectionnez Plus > Paramètres > Paramètres de l'appareil.
   Les informations de l'application s'ouvrent dans les paramètres de votre appareil.
2. Dans les paramètres de votre appareil, modifiez les autorisations de l'application afin de permettre l'accès aux contacts de votre appareil. Les contacts de votre appareil s'affichent sous Contacts > Mes contacts.

Imaginons que votre entreprise possède plusieurs sites, mais que vous ne travaillez fréquemment qu'avec des personnes de votre bureau ou de votre service. Pour gagner du temps lorsque vous parcourez votre liste de contacts, vous pouvez faire défiler l'écran vers le haut du sommet de la liste des contacts de votre entreprise pour afficher un menu et le toucher pour ouvrir vos options.

Touchez le menu pour :

• Trier tous les contacts par nom et par ordre alphabétique.
• Trier les contacts par service et par ordre alphabétique.
• Trier les contacts par site et par ordre alphabétique.
• Afficher uniquement les contacts de votre service.
• Afficher uniquement les contacts de votre site.

Vos contacts sous les listes Favoris et Mes contacts dans Virtual Office apparaissent par ordre alphabétique en fonction de leur prénom et ne peuvent être ni filtrés ni triés.

Si vous contactez régulièrement des numéros qui ne figurent pas dans le répertoire de votre entreprise, vous pouvez utiliser ces numéros pour créer des contacts personnels facilement accessibles. Vous seul pouvez y accéder et les modifier au besoin.

Pour créer des contacts personnels :

1. Touchez Contacts.
2. Touchez l'icône Nouveau contact pour démarrer la création d'un contact.
3. Saisissez les détails du contact.
4. Lorsque vous avez terminé, touchez l'icône de la coche . Le contact personnel s'affiche désormais sous Contacts > Mes contacts.

Imaginons que vous contactez régulièrement une entreprise telle qu'un grand bureau ou une pharmacie. Vous connaissez bien son menu de réponse vocale interactive : « Pour le service commercial, appuyez sur 1. Pour les questions de facturation, appuyez sur 2. Pour revenir au menu principal, appuyez sur *… » Vous pouvez gagner du temps et éviter les longs menus en créant un contact en vue d'une utilisation répétée ou en ajoutant vos choix lorsque vous composez un numéro dans l'L'application mobile Virtual Office.

Pour ajouter des choix de menu de réponse vocale interactive à un contact :

1. Touchez Contacts.
2. Touchez l'icône Nouveau contact pour démarrer la création d'un contact.
3. Saisissez les détails du contact. Lorsque vous ajoutez le numéro de téléphone, appuyez sur la touche pour afficher davantage de touches.
4. Touchez la touche Pause lorsque vous devez insérer une pause pour le menu de réponse vocale interactive. Vous revenez alors au clavier standard. La pause que vous insérez est indiquée par une virgule dans le numéro de téléphone.
5. Insérez les numéros du choix du menu de réponse vocale interactive, en les séparant chacun par une virgule. Par exemple, si vous souhaitez enregistrer le numéro de téléphone <555-5555>, avec l'option du menu de réponse vocale interactive <1> suivie par l'option <2>, le numéro va s'afficher en tant que <555-5555,1,2> lorsque vous avez terminé.
6. Lorsque vous avez terminé, touchez l'icône de la coche . Le contact contenant vos choix de menu de réponse vocale interactive s'affiche désormais sous Contacts > Mes contacts.

Pour ajouter des choix de menu de réponse vocale interactive lorsque vous composez un numéro :

Si vous ne souhaitez pas enregistrer un contact avec des choix du menu de réponse vocale interactive, mais que vous connaissez déjà les choix que vous allez faire, vous pouvez entrer les choix du menu de réponse vocale interactive lorsque vous composez un numéro de téléphone.
Lorsque vous composez un numéro de téléphone, vous pouvez entrer vos choix du menu de réponse vocale interactive en maintenant la touche enfoncée. De même, vous pouvez ajouter le signe plus pour les appels internationaux en maintenant la touche enfoncée. Appuyez sur les touches pour saisir le premier caractère (* ou 0) et maintenez les touches enfoncées pour saisir le second caractère (, ou +).

Lorsque vous créez un contact personnel dans l'L'application mobile Virtual Office, il est stocké dans le Cloud 8x8, mais vous seul pouvez l'afficher dans Mes contacts. Les contacts personnels créés dans Virtual Office ne s'affichent pas dans le répertoire de contacts de votre appareil.

Vous pouvez uniquement créer des nouveaux contacts personnels dans Virtual Office. Pour ajouter de nouveaux contacts au répertoire de l'entreprise, contactez l'administrateur de votre système téléphonique.

Pour accéder à votre répertoire de contacts, touchez Contacts et accédez aux types de contacts spécifiques sous des sous-onglets :

Touchez l'icône Rechercher dans l'en-tête. Une zone de recherche vous permettant de rechercher des contacts spécifiques s'affiche. Vous pouvez rechercher des contacts par nom, fonction, service, emplacement, numéro de téléphone ou de poste.

Si vous communiquez fréquemment avec des contacts, vous pouvez les ajouter à votre liste de contacts favoris et ainsi y accéder rapidement. Sélectionnez les détails d'un contact personnel ou de l'entreprise pour le marquer comme contact favori et y accéder ensuite depuis votre liste de Favoris.

Si vous avez accordé à l'application l'autorisation d'accéder aux contacts de votre appareil, les favoris personnels marqués sur votre appareil s'affichent en même temps que les favoris de votre entreprise marqués dans l'application.

Pour marquer un contact comme favori et y accéder :

1. Touchez Contacts.
2. Sélectionnez Entreprise ou Mes contacts.

   Remarque : seuls les contacts de l'entreprise ou les contacts personnels créés dans Virtual Office peuvent être marqués comme favoris à partir de l'application. Les contacts de l'appareil doivent être marqués comme favoris sur votre appareil pour s'afficher en tant que favoris dans Virtual Office.

3. Touchez le contact souhaité pour afficher ses détails.
4. Dans les détails du contact, touchez l'icône Marquer les contacts favoris afin de le marquer comme contact favori. Le contact figure à présent sous Contacts > Favoris.

Pour supprimer un contact des favoris :

1. Sélectionnez Contacts > Favoris.
2. Touchez le contact souhaité ou l'icône Informations à côté pour afficher ses détails.
3. Dans les détails du contact, touchez l'icône Contact favori afin de le supprimer de vos favoris. Le contact ne figure plus parmi vos favoris.