À propos des appels téléphoniques

Plusieurs raisons peuvent expliquer pourquoi vous n'êtes pas en mesure de passer un appel. Pour passer des appels, vérifiez que :

• Vous êtes connecté au réseau.
• Si vous appelez depuis une zone où le Wi-Fi n'est pas disponible, vous avez activé l'utilisation des données mobiles pour l'application sous :
  • Plus > Paramètres > Données et Options de réseau.
  • Plus > Paramètres > Paramètres de l'appareil.
• Si vous rencontrez des problèmes avec votre réseau de données mobiles, vous avez activé Assistance mobile sous Plus > Paramètres > Données et Options de réseau pour recevoir des appels sur votre appareil via la voix mobile.
• Vous avez activé le microphone de l'appareil et les autorisations du téléphone pour l'application sous Plus > Paramètres > Paramètres de l'appareil.

Plusieurs raisons peuvent expliquer pourquoi vous n'êtes pas en mesure de recevoir un appel. Pour recevoir des appels, vérifiez que :

• Votre téléphone n'est pas en mode avion et que vous avez accès à un réseau Wi-Fi ou mobile.
• Si vous n'avez pas accès à un réseau Wi-Fi, vous avez activé les appels sur les données mobiles sous Plus > Paramètres > Données et Options de réseau.
• Si vous rencontrez des problèmes avec votre réseau de données mobiles, vous pouvez activer Assistance mobile sous Plus > Paramètres > Données et Options de réseau pour recevoir des appels sur votre appareil via le forfait appel mobile.
• Votre statut est défini sur une autre option que Ne pas déranger. Ce statut vous permet de recevoir des messages de chat, mais renvoie tous les appels entrants vers la boîte vocale.
• Vous avez activé les autorisations de notification de l'appareil pour l'application sous Plus > Paramètres > Paramètres de l'appareil.

Hormis en cas de faible intensité du réseau, si votre appareil change de zone de réseau lors d'un appel, votre appel se poursuit sans interruption alors que votre réseau passe d'un réseau à l'autre.

Lorsque vous installez l'L'application mobile Virtual Office pour la première fois, vous recevez une invite vous demandant d'autoriser l'application à vous envoyer des notifications basées sur l'appareil. Si vous refusez l'invite, les notifications sont désactivées par défaut.

Si vous ne voyez pas les notifications alors que vous êtes connecté, accédez aux paramètres de votre appareil pour activer les notifications. Vous pouvez alors définir en détail vos préférences de notification dans l'application.

Remarque : pour rester au courant des communications dans Virtual Office, il est fortement recommandé d'activer les notifications sur votre appareil.

Pour activer les notifications sur votre appareil :

1. Sélectionnez Plus > Paramètres > Paramètres de l'appareil pour ouvrir les autorisations de Virtual Office dans les paramètres de votre appareil.
2. Activez les notifications de Virtual Office et modifiez les paramètres de notification selon les besoins.

Pour gérer les paramètres de notification dans Virtual Office :

1. Sélectionnez Plus > Paramètres.
2. Sous Notifications, activez ou désactivez les notifications pour :
   • Messages : MI et les messages de chat par SMS, les fax et les messages vocaux
   • Appels manqués : appels entrants expirés et transférés vers la boîte vocale, ou interrompus avant d'y avoir répondu
3. Sélectionnez Sons pour sélectionner la sonnerie qui va retentir lors d'un appel entrant de Virtual Office. Votre choix n'affecte pas le son de la notification de votre message ni votre sonnerie en cas d'appel adressé à votre numéro d'appareil.

Remarque : pour afficher les notifications en temps réel, vous devez être connecté à l'L'application mobile Virtual Office sur votre appareil. Si vous êtes déconnecté de l'L'application mobile Virtual Office, les notifications sont uniquement visibles lorsque vous vous reconnectez.

Quels que soient vos paramètres audio intégrés (qui contrôlent la sonnerie des appels entrants) sous Plus > Paramètres > Notifications > Sons, si vous avez désactivé les sons des notifications sous Plus > Paramètres > Paramètres de l'appareil, vous n'entendez aucun son à la réception d'une notification en cas de nouveau message, fax ou message vocal.

Si vous souhaitez réduire les effets de l'L'application mobile Virtual Office sur votre forfait de données, vous pouvez modifier les paramètres de votre appareil ou application afin de mieux contrôler l'utilisation des données du réseau :

• Activez le Wi-Fi dans les paramètres du réseau de votre appareil.
• Désactivez l'utilisation des données mobiles sous :
  • Plus > Paramètres > Données et Options de réseau.
  • Plus > Paramètres > Paramètres de l'appareil.

Afin d'améliorer la qualité d'appel de Virtual Office lorsque le réseau mobile est mauvais, vous pouvez activer l'assistance mobile pour transférer vos appels du réseau de données mobiles vers le réseau vocal mobile, et ainsi améliorer la qualité de l'appel. Vous pouvez choisir de passer des appels sortants à l'aide de la voix mobile et de recevoir des appels entrants à l'aide de la voix mobile. Lorsque l'assistance mobile est activée, les appels Virtual Office sont acheminés vers votre numéro mobile plutôt que votre poste Virtual Office.

Pour activer l'assistance mobile :

1. Sélectionnez Plus > Paramètres > Données et Options de réseau.
2. Activez Assistance mobile pour les appels. Les appels Virtual Office sont à présent acheminés vers votre numéro mobile à l'aide de la voix mobile.

Vous n'avez rien à faire, le téléphone que vous utilisez pour accéder à l'L'application mobile Virtual Office n'a pas d'incidence sur vos numéros 8x8 dans Virtual Office.

Vous pouvez passer un appel de plusieurs façons depuis l'L'application mobile Virtual Office :

Pour passer un appel depuis le clavier :

1. Touchez Appels.
2. Touchez l'icône Clavier pour afficher le clavier.
3. Composez le numéro que vous souhaitez appeler.

Pour passer un appel depuis les détails du contact :

1. Touchez Contacts.
2. Sélectionnez Favoris, Entreprise ou Mes contacts.
3. Touchez l'icône Téléphone à côté du contact souhaité pour passer un appel.

Pour passer un appel depuis l'historique des messages :

1. Touchez Messages.
2. Touchez le nom du contact souhaité pour ouvrir votre historique des chats avec lui.
3. Depuis le chat, touchez l'icône Téléphone pour appeler.

Pour passer un appel depuis le journal des appels :

1. Touchez Appels.
2. Sélectionnez les appels ou appels Manqués.
3. Touchez le contact ou le numéro souhaité ou l'icône Téléphone à côté pour passer un appel.

Pour passer un appel depuis la boîte vocale :

1. Touchez Appels.
2. Sélectionnez Messages vocaux.
3. Touchez le message vocal souhaité.
4. Dans les commandes de boîte vocale qui s'agrandissent, touchez l'icône Téléphone pour appeler.

Imaginons que vous contactez régulièrement une entreprise telle qu'un grand bureau ou une pharmacie. Vous connaissez bien son menu de réponse vocale interactive : « Pour le service commercial, appuyez sur 1. Pour les questions de facturation, appuyez sur 2. Pour revenir au menu principal, appuyez sur *… » Vous pouvez gagner du temps et éviter les longs menus en créant un contact en vue d'une utilisation répétée ou en ajoutant vos choix lorsque vous composez un numéro dans l'L'application mobile Virtual Office.

Pour ajouter des choix de menu de réponse vocale interactive à un contact :

1. Sélectionnez Contacts > Mes contacts.
2. Touchez l'icône Nouveau contact pour démarrer la création d'un contact.
3. Saisissez les détails du contact.
4. Touchez la touche lorsque vous devez insérer une pause pour le menu de réponse vocale interactive. La pause que vous insérez est indiquée par une virgule dans le numéro de téléphone.
5. Insérez les numéros du choix du menu de réponse vocale interactive, en les séparant chacun par une virgule. Par exemple, si vous souhaitez enregistrer le numéro de téléphone <555-5555>, avec l'option du menu de réponse vocale interactive <1> suivie par l'option <2>, le numéro va s'afficher en tant que <555-5555,1,2> lorsque vous avez terminé.
6. Lorsque vous avez terminé, touchez l'icône de la coche . Le contact contenant vos choix de menu de réponse vocale interactive s'affiche désormais sous Contacts > Mes contacts.

Pour ajouter des choix de menu de réponse vocale interactive lorsque vous composez un numéro :

Si vous ne souhaitez pas enregistrer un contact avec des choix du menu de réponse vocale interactive, mais que vous connaissez déjà les choix que vous allez faire, vous pouvez entrer les choix du menu de réponse vocale interactive lorsque vous composez un numéro de téléphone.
Lorsque vous composez un numéro de téléphone, vous pouvez entrer vos choix du menu de réponse vocale interactive en maintenant la touche enfoncée. De même, vous pouvez ajouter le signe plus pour les appels internationaux en maintenant la touche enfoncée. Appuyez sur les touches pour saisir le premier caractère (* ou 0) et maintenez les touches enfoncées pour saisir le second caractère (, ou +).

Imaginons que vous souhaitiez mettre temporairement un appel en attente et le poursuivre sur n'importe quel téléphone ou appareil connecté au système téléphonique de votre entreprise.

Vous pourriez transférer l'appel d'un téléphone de salle de conférence vers votre bureau et inversement, ou acheminer l'appel vers un tiers dans votre système téléphonique qui est momentanément occupé. 8x8 vous permet de répondre facilement à ces besoins, et bien plus encore, et offre la possibilité de mettre un appel téléphonique en garde sur un poste de mise en garde des appels dédié pour le récupérer plus tard.

Pour mettre un appel en garde :

1. Pendant l'appel, touchez Plus.
2. Dans les options qui s'affichent, sélectionnez Mettre en garde.
3. Confirmez l'invite pour déconnecter l'appel et le mettre en garde en vue de le récupérer plus tard.
   Vous êtes déconnecté de l'appel, et vous entendez une annonce indiquant le numéro de poste sur lequel l'appel a été mis en garde.
4. Pour récupérer l'appel :
   • Par vous-même : composez simplement le poste de mise en garde des appels annoncé sur le nouveau téléphone ou le nouvel appareil.
   • Par un tiers : avertissez le tiers qu'un appel l'attend sur le poste de mise en garde des appels indiqué.

Vous pouvez facilement transférer un appel vers n'importe quel destinataire du répertoire de l'entreprise sans l'annoncer.

1. Pendant l'appel, touchez   Transférer pour afficher votre répertoire de contacts.
2. Touchez le nom du contact vers lequel vous souhaitez transférer l'appel.
   Vous êtes alors déconnecté de l'appel et l'appel est transféré.

Remarque : vous pouvez transférer l'appel sans en avertir en premier lieu le contact qui le recevra (transfert non annoncé), mais vous ne pouvez pas consulter le contact avant le transfert (transfert annoncé).

Virtual Office 8x8 vous permet de gérer deux appels simultanément, que ce soit séparément ou en conférence téléphonique à trois.

Ajouter une seconde personne à un appel en cours :

1. En cours d'appel, touchez Ajouter un pour ouvrir le répertoire de contacts.
2. Choisissez parmi les contacts récents, d'entreprise ou personnels celui que vous souhaitez ajouter à l'appel.
   OU
   Touchez l'icône Clavier , puis composez le numéro souhaité.
3. L'appelant d'origine est mis en attente et entend une musique d'attente, tandis que la seconde personne est mise en communication avec vous.
4. Pour basculer entre vos appels actifs et en attente, touchez Basculer.
   L'appel qui s'affiche sur l'écran de votre appel actif devient actif, et une musique d'attente est diffusée pour l'appel indiqué comme En attente.

Créer une conférence téléphonique à trois :

1. Tandis que vous gérez deux appels distincts, touchez Fusionner les appels afin de créer une conférence téléphonique à trois.
2. Lorsque vous raccrochez, vous pouvez choisir de :
   • Laisser la conférence se poursuivre sans vous en tant que conférence à deux.
   • Terminer la conférence pour tous les participants.

Imaginons que vous êtes en cours d'appel Virtual Office et qu'un autre utilisateur vous appelle. Les options qui s'affichent à l'écran vous permettent de :

• Poursuivre votre appel sans interruption et envoyez l'appel entrant vers la boîte vocale.
• Accepter l'appel entrant en mettant l'appel en cours en attente. Avant d'accepter, prévenez l'appelant qu'il va être mis en attente.
• Accepter l'appel entrant et raccrochez votre appel en cours. Avant d'accepter, prévenez l'appelant que son appel va être interrompu.

Imaginons que vous contactez régulièrement une entreprise telle qu'un grand bureau ou une pharmacie. Vous connaissez bien son menu de réponse vocale interactive (RVI) : « Pour le service commercial, appuyez sur 1. Pour les questions de facturation, appuyez sur 2. Pour revenir au menu principal, appuyez sur *… »
Pour gagner du temps, vous pouvez ajouter les sélections de réponse vocale interactive lorsque vous composez le numéro, ou enregistrer le numéro de l'entreprise avec les sélections de réponse vocale interactive ajoutées en tant que contact personnel.

Remarque : vous pouvez également ajouter des pauses pendant les appels lorsque vous composez un numéro en maintenant la touche * du clavier enfoncée dans l'L'application mobile Virtual Office.

Pour ajouter des sélections de menus de réponse vocale interactive à un numéro composé :

1. Touchez Appels.
2. Touchez l'icône Clavier pour afficher le clavier.
3. Saisissez le numéro principal que vous souhaitez appeler avant d'ajouter vos sélections de menus de réponse vocale interactive.
4. Maintenez la touche * enfoncée pour ajouter une pause après avoir saisi le numéro principal, représentée par une virgule dans votre numéro à composer.
5. Après avoir ajouté une pause, touchez le nombre de la sélection de réponse vocale interactive que vous souhaitez ajouter. Si vous avez d'autres sélections à ajouter, séparez chaque sélection de réponse vocale interactive en ajoutant une pause entre chacune d'elles.
6. Répétez l'ajout de pauses et de sélections de menus de réponse vocale interactive jusqu'à ce que vous ayez ajouté toutes vos sélections, puis passez l'appel.

Pour enregistrer des sélections de menus de réponse vocale interactive sur un contact personnel :

1. Sélectionnez Contacts > Mes contacts.
2. Touchez l'icône Nouveau contact pour démarrer la création d'un contact.
3. Saisissez les détails du contact, le cas échéant.
4. Lorsque vous ajoutez le numéro de téléphone, saisissez le numéro principal que vous souhaitez appeler avant d'ajouter vos sélections de menus de réponse vocale interactive.
5. Touchez pour ajouter une pause après avoir saisi le numéro principal, représentée par une virgule dans votre numéro à composer.
6. Après avoir ajouté une pause, touchez le nombre de la sélection de réponse vocale interactive que vous souhaitez ajouter. Si vous avez d'autres sélections à ajouter, séparez-les en ajoutant une pause entre chacune d'elles.
7. Répétez l'ajout de pauses et de sélections de menus de réponse vocale interactive jusqu'à ce que vous ayez ajouté toutes les sélections.
8. Lorsque vous avez terminé, touchez l'icône de la coche .
   Le contact personnel s'affiche désormais sous Contacts > Mes contacts.

Lorsque vous ouvrez le clavier depuis l'onglet Appels, vous pouvez utiliser des raccourcis du clavier téléphonique (également appelés codes à astérisques) pour effectuer différentes actions.
Pour plus de détails sur les raccourcis Intervenir-Analyser-Chuchoter (IAC en forme abrégée), reportez-vous à notre Guide de référence rapide Intervenir-Analyser-Chuchoter.

Code à astérisque	Fonction
*67	Bloquer l'ID de l'appelant : composez ce code avant de composer un numéro afin d'empêcher l'interlocuteur de voir votre ID d'appelant.
*69	Recomposer le dernier numéro : permet de composer le dernier numéro que vous avez appelé ou qui vous a appelé.
*78	Activer NPD : permet d'activer l'option Ne pas déranger afin de transférer les appels entrants vers la boîte vocale.
*79	Désactiver NPD : permet de désactiver l'option Ne pas déranger afin de recevoir les appels entrants.
*80	Basculer vers NPD : permet d'alterner le statut de l'option Ne pas déranger.
*88	Inverser l'appel : permet de transférer un appel en cours d'un appareil vers un autre sur le même poste et de composer un numéro à partir de l'appareil que vous souhaitez utiliser.
*5 (IAC)	Intervenir : si vous supervisez un appel, intervenez pour discuter avec les deux participants de l'appel ou pour qu'ils vous entendent.
*6 (IAC)	Muet : si vous intervenez dans un appel ou que vous chuchotez à un agent, vous pouvez couper votre micro.
*9 (IAC)	Chuchoter : si vous supervisez un agent, vous pouvez lui chuchoter quelque chose sans être entendu par la personne qui s'entretient avec l'agent.
*22 (IAC)	Analyser : écoutez un appel en direct sans interrompre l'un des participants.
*23 (IAC)	Intervenir directement : intervenez dans un appel sans devoir d'abord passer par une analyse ou un chuchotement.

Vous pouvez définir Virtual Office pour renvoyer vos appels entrants en fonction de vos préférences. Si vous êtes particulièrement occupé, vous pouvez choisir de renvoyer temporairement tous les appels ; ou vous pouvez demander le renvoi des appels si vous êtes déjà en ligne, lorsque vous ne répondez pas dans les 15 secondes ou lorsque vous n'avez pas de connexion.

Pour renvoyer les appels entrants :

1. Sélectionnez Plus > Paramètres > Paramètres du compte > Renvoi d'appel.
2. Sélectionnez une des situations suivantes pour laquelle vous souhaitez renvoyer des appels :

   Quand renvoyer des appels	Description
   Toujours renvoyer les appels	Toujours renvoyer les appels, même si vous n'êtes pas en mesure de répondre. Si vous avez activé cette option, toutes les autres options sont désactivées.
   Je suis occupé	Renvoyer les appels lorsque votre état de présence est défini sur Ne pas déranger.
   Je ne réponds pas pendant 15 s	Renvoyer les appels lorsque vous ne répondez pas à temps.
   Je n'ai pas de connexion	Renvoyer les appels lorsque vous n'avez pas accès à des données mobiles ou Wi-Fi.

3. Si vous souhaitez renvoyer des appels, choisissez où les appels doivent être renvoyés :

   Où renvoyer des appels	Description
   Boîte vocale	Renvoyer les appels vers votre boîte vocale.
   Autre	Renvoyer les appels vers le numéro externe de votre choix.
   Système de réception automatique	Renvoyer les appels vers le système de réception automatique configuré par l'administrateur de votre système téléphonique.
   Numéro unique	Renvoyer les appels vers le numéro unique configuré par l'administrateur de votre système téléphonique.

   Vos paramètres de transfert d'appel sont configurés.

Si vous composez un numéro d'urgence, vous pouvez contrôler la façon dont l'appel est acheminé depuis les paramètres de votre application.

Pour choisir le type de données pour les appels d'urgence :

1. Sélectionnez Plus > Paramètres > Paramètres.
2. Activez ou désactivez les appels d'urgence via le mobile le cas échéant :
   • S'ils sont activés, les répartiteurs d'urgence vous localiseront à l'aide de la tour cellulaire que vous utilisez pour appeler.
   • S'ils sont désactivés, les répartiteurs d'urgence vous localiseront à l'aide de votre numéro de téléphone d'urgence défini dans l'L'application de bureau Virtual Office.

Vous pouvez accéder aux enregistrements d'appels via l'L'application de bureau Virtual Office. Vous ne pouvez pas accéder aux enregistrements via l'L'application mobile Virtual Office.

Pour accéder aux enregistrements d'appels :

1. Connectez-vous à l'L'application de bureau Virtual Office.
2. Sélectionnez l'onglet Plus.
3. Sélectionnez Enregistrements pour consulter et gérer vos enregistrements d'appels.

À la fin d'un appel, une invite relative à la qualité de l'appel s'affiche. En une touche, vous pouvez évaluer la qualité de l'appel sur une échelle de une à cinq étoiles. Si vous souhaitez attirer l'attention de notre équipe de support sur n'importe quel problème, vous pouvez également envoyer des commentaires écrits à 8x8.

Si vous ne souhaitez plus que des invites relatives à la qualité des appels s'affichent à l'avenir, vous pouvez sélectionner Paramètres > Paramètres avancés pour activer à nouveau la notation d'appel.

Imaginons que vous souhaitiez mettre des appels entrants Virtual Office sur silencieux, mais que vous attendiez un appel important sur votre numéro mobile. Vous pouvez définir la sonnerie de Virtual Office sur silencieux dans l'application sans que cela ne s'applique aux paramètres de sonnerie de votre appareil.

Pour définir la sonnerie de Virtual Office sur silencieux :

1. Sélectionnez Plus > Paramètres > Sons pour choisir une sonnerie depuis la liste à utiliser pour Virtual Office basée sur le système d'exploitation. Pour contrôler la vibration d'un appareil lors d'un appel entrant, accédez à Plus > Paramètres.
2. À partir de la liste de sonneries, sélectionnez Silencieux.
   Les appels entrants dans Virtual Office sont à présent définis sur silencieux.

Si vous souhaitez nettoyer votre historique des appels dans l'L'application mobile Virtual Office, vous pouvez supprimer les journaux d'appels individuellement ou en gros. Les journaux d'appels supprimés depuis un mobile restent visibles depuis l'L'application de bureau Virtual Office.

Pour supprimer des journaux d'appels :

1. Sélectionnez Appels > Appels ou Appels > Manqués.
2. Exercez une pression sur le journal des appels que vous souhaitez supprimer. Le journal d'appels est marqué en vue d'être supprimé.
3. Si vous souhaitez supprimer des journaux d'appels supplémentaires, touchez les journaux d'appels souhaités pour les marquer.
4. Pour supprimer les journaux d'appels sélectionnés, touchez l'icône Supprimer .