Le plug-in 8x8 Microsoft Integration permet aux utilisateurs de Virtual Office de créer, d'afficher et de gérer des conférences depuis Microsoft Outlook. Les utilisateurs peuvent faire leur choix parmi plusieurs serveurs de messagerie électronique afin de se connecter à Outlook et d'envoyer des invitations par e-mail à des Conférence Virtual Offices depuis n'importe quelle adresse connectée.
Pour le moment, les options suivantes ne sont pas disponibles dans le plug-in Outlook :
Dans cette version du plug-in Outlook Conférences Virtual Office, vous pouvez :
L'intégration de 8x8 à Microsoft Outlook exige que vous vous connectiez via l'L'application de bureau Virtual Office. L'authentification des utilisateurs est gérée via l'L'application de bureau Virtual Office, qui est compatible avec SAML et l'authentification unique de Google.
Pour accéder à l'intégration de 8x8 à Outlook, vous devez être connecté à l'L'application de bureau Virtual Office. Si vous n'êtes pas connecté ou que vous ne l'avez pas installée, vous recevez un avertissement vous demandant de vous connecter à l'L'application de bureau Virtual Office ou de l'installer.
Lorsque vous installez le plug-in Microsoft Integration et que vous ouvrez Outlook, un nouveau menu 8x8 s'affiche dans le ruban Accueil des onglets Courrier et Calendrier d'Outlook.
Cliquez sur le menu pour :
Pour enregistrer la conférence et envoyer des invitations aux participants, cliquez sur Envoyer. La conférence s'affiche dans l'L'application de bureau Virtual Office sous Conférences > Conférences que j'organise en vue d'une utilisation ultérieure.
Remarque : si vous avez synchronisé votre L'application de bureau Virtual Office avec Google Agenda, les conférences programmées dans Outlook ne s'affichent pas dans l'L'application de bureau Virtual Office. Pour consulter les conférences non synchronisées dans Google Agenda, sélectionnez Plus > Paramètres > Calendrier des conférences dans Virtual Office, puis supprimez tous les calendriers synchronisés.
Imaginons que vous organisez une conférence sensible et que l'un des participants prévus a quitté votre entreprise, ou que vous souhaitez simplement ajouter un niveau de sécurité à votre conférence. Pendant que vous planifiez ou modifiez une conférence, vous pouvez réinitialiser l'ID de la conférence servant à y accéder. Cliquez sur Réinitialiser l'ID de la conférence, acceptez l'invite de confirmation et envoyez la mise à jour à vos participants.
Imaginons que vous organisez une grande conférence et que vous souhaitez que plusieurs hôtes la gèrent, ou que vous ne serez pas en mesure de participer à l'intégralité de la conférence. Si vous ne souhaitez pas être le seul hôte de la conférence, vous pouvez ouvrir Configuration de la conférence et sélectionner l'onglet Co-hôtes lorsque vous programmez ou modifiez une conférence, mais aussi ajouter des co-hôtes depuis votre répertoire de contacts Virtual Office afin de partager les droits d'hôte de la conférence.
Remarque : Les hôtes et les participants qui rejoignent la conférence via Virtual Office, ainsi que les participants qui accèdent à la conférence par téléphone peuvent le faire à l'aide de l'ID de la conférence. Si l'organisateur vous donne l'ID de l'hôte, mais que vous n'êtes pas repris en tant qu'hôte de la conférence, vous devez utiliser l'ID de l'hôte pour exercer vos droits d'hôte lors de la conférence.
Remarque : les appelants d'un système de conférence en salle ne peuvent pas voir ni partager le contenu affiché à l'écran.
Problème connu : si vous rejoignez la conférence via un système en salle avant que la vidéo ne démarre pendant la conférence, vous ne pourrez pas rejoindre la vidéoconférence. Pour rejoindre la vidéoconférence, vous devez rejoindre la conférence après qu'un autre participant à la conférence a démarré la vidéo.
Pour de plus amples informations sur le plug-in, reportez-vous à :