La programmation de conférences a été simplifiée depuis la version 5.0 de l'L'application de bureau Virtual Office. Ainsi, elles sont désormais créées sans limites d'heure de début et de fin et peuvent donc être utilisées à tout moment !

Accédez à la page de détails d'une conférence afin de la programmer via Google Agenda, ou copiez et collez simplement les informations sur la conférence dans votre calendrier tiers favori.

En tant qu'hôte : Si vous avez programmé une conférence et que vous souhaitez la retrouver, elle se trouve dans le même calendrier qui a servi à la programmer. Si vous avez effectué une synchronisation avec Google Agenda, vous pouvez trouver les prochaines conférences sous Conférences > Mes conférences. Notez que si vous n'avez pas effectué de synchronisation avec Google Agenda, Conférences > Conférences que j'organise dans l'L'application de bureau Virtual Office contient les conférences réutilisables que vous avez ajoutées aux événements du calendrier, au lieu des événements du calendrier programmées eux-mêmes.

En tant que participant : Si vous avez été invité à une conférence programmée, vous pouvez trouver les informations sur la conférence dans votre invitation par e-mail, ainsi que dans le calendrier associé à la même adresse e-mail. Si vous avez effectué une synchronisation avec Google Agenda, vous pouvez trouver les prochaines conférences sous Conférences > Mes conférences.

En tant qu'utilisateur de Virtual Office, vous pouvez :

• Accéder à la page de détails d'une conférence spécifique afin de configurer tous les paramètres pour cette conférence.
• Accéder à vos paramètres afin de configurer les paramètres avancés par défaut qui s'affichent lorsque vous créez une nouvelle conférence.

Si vous ne parvenez pas à télécharger l'L'application de bureau Virtual Office, vous pouvez rejoindre une Conférence Virtual Office en ligne via votre navigateur. Après avoir cliqué sur l'URL dans votre invitation par e-mail, cliquez sur Rejoindre la conférence en ligne dans la page du navigateur qui s'ouvre.

Pour rejoindre une Conférence Virtual Office en ligne :

1. Ouvrez votre invitation envoyée par e-mail à la Conférence Virtual Office souhaitée.
2. Dans votre invitation, cliquez sur le lien de la conférence afin d'ouvrir une page de Conférences Virtual Office dans votre navigateur.
   
3. Dans la page qui s'ouvre, cliquez sur Rejoindre la conférence en ligne.
4. Lorsque vous y êtes invité, joignez votre nom complet avec l'ID de conférence qui s'affiche, puis cliquez sur Rejoindre la conférence pour démarrer la conférence.
5. Lorsque vous y êtes invité, rejoignez l'audioconférence.

Remarque : si vous rejoignez une conférence en ligne, vous ne pouvez pas inviter de participants depuis la conférence ni partager votre propre contenu à l'écran.

Remarque : si vous rejoignez une conférence en ligne en tant qu'hôte, vous ne pouvez pas utiliser les droits d'hôte de la conférence à votre disposition si vous la rejoignez via l'L'application de bureau Virtual Office.

Conférences Virtual Office respecte plusieurs normes de sécurité et de conformité, y compris le chiffrement qui protège toutes les communications et tous les transferts de fichiers, et qui empêche leur interception. Cliquez ici pour en savoir plus sur Conférences Virtual Office, et demandez à votre service informatique d'autoriser l'application.

Si vous n'êtes pas autorisé à télécharger l'L'application de bureau Virtual Office, vous pouvez rejoindre une Conférence Virtual Office en ligne via votre navigateur. Après avoir cliqué sur l'URL dans votre invitation par e-mail, cliquez sur Rejoindre la conférence en ligne dans la page du navigateur qui s'ouvre.

Pour rejoindre une Conférence Virtual Office en ligne :

1. Ouvrez votre invitation envoyée par e-mail à la Conférence Virtual Office souhaitée.
2. Dans votre invitation, cliquez sur le lien de la conférence afin d'ouvrir une page de Conférences Virtual Office dans votre navigateur.
   
3. Dans la page qui s'ouvre, cliquez sur Rejoindre la conférence en ligne.
4. Lorsque vous y êtes invité, joignez votre nom complet avec l'ID de conférence qui s'affiche, puis cliquez sur Rejoindre la conférence pour démarrer la conférence.
5. Lorsque vous y êtes invité, rejoignez l'audioconférence.

Remarque : si vous rejoignez une conférence en ligne, vous ne pouvez pas inviter de participants depuis la conférence ni partager votre propre contenu à l'écran.

Remarque : si vous rejoignez une conférence en ligne en tant qu'hôte, vous ne pouvez pas utiliser les droits d'hôte de la conférence à votre disposition si vous la rejoignez via l'L'application de bureau Virtual Office.

Conférences Virtual Office est inclus dans l'application Virtual Office 8x8. Recherchez cette application ou sélectionnez-la dans votre liste ou votre dossier d'applications.

Au lieu de saisir des informations d'identification, il suffit de cliquer sur Rejoindre la conférence en bas de la boîte de dialogue. Dans la fenêtre suivante, saisissez l'ID de la conférence que vous avez reçu dans l'invitation à la conférence par e-mail, ajoutez votre nom complet, puis cliquez sur Rejoindre en tant qu'invité.

Dans votre invitation à la conférence, vous pouvez voir un # à la fin de l'ID de votre conférence. Cela ne concerne que les participants qui rejoignent une audioconférence via un appel téléphonique. Si vous saisissez l'ID de la conférence sous Conférences > Rejoindre la conférence dans Virtual Office, vous ne devez pas saisir de # supplémentaire après l'ID de votre conférence pour la rejoindre. En fait, si vous copiez l'ID de la conférence à partir de votre invitation, l'L'application de bureau Virtual Office corrige automatiquement le format de l'ID de la conférence lorsqu'il est copié.

Si vous êtes un invité externe ou un utilisateur de 8x8 d'un autre système téléphonique que l'hôte de la conférence, vous ne pouvez pas rejoindre l'audioconférence via le rappel jusqu'à ce que l'hôte (ou un participant provenant du même système téléphonique que l'hôte) ait rejoint la conférence. Jusqu'à ce que vous puissiez rejoindre l'audioconférence via le rappel, vous pouvez temporairement accéder à la conférence par téléphone ou utiliser tout microphone ou haut-parleur disponible sur votre ordinateur.

Imaginons que vous organisez une conférence sensible et que l'un des participants prévus a quitté votre entreprise, ou que vous souhaitez simplement ajouter un niveau de sécurité à votre conférence. Pendant que vous planifiez ou modifiez une conférence, vous pouvez réinitialiser l'ID de l'hôte servant à accéder à la conférence.

Remarque : Les hôtes et les participants qui rejoignent la conférence via Virtual Office, ainsi que les participants qui accèdent à la conférence par téléphone peuvent le faire à l'aide de l'ID de la conférence. Si l'organisateur vous donne l'ID de l'hôte, mais que vous n'êtes pas repris en tant qu'hôte de la conférence, vous devez utiliser l'ID de l'hôte pour exercer vos droits d'hôte lors de la conférence.

Depuis le plug-in Google Agenda :

1. Dans Google Agenda, sélectionnez et ouvrez un événement d'un calendrier avec une Conférence Virtual Office ajoutée.
2. Cliquez sur Configuration de la conférence pour afficher les paramètres avancés de la conférence.
   
3. Sous ID de la conférence, cliquez sur l'icône Réinitialiser .
4. Lorsque vous y êtes invité, confirmez la réinitialisation de l'ID de l'hôte et de la conférence.
5. Lorsque les ID ont été réinitialisés, enregistrez les modifications qui y ont été apportées.
6. Selon vos besoins, continuez à modifier les détails de la conférence dans l'événement du calendrier.
7. Confirmez pour avertir les participants à la conférence. Une confirmation s'affiche pour indiquer que vos modifications ont été enregistrées.

Depuis le plug-in Microsoft Outlook :

1. Sélectionnez l'onglet Calendrier de Microsoft Outlook.
2. Dans le calendrier, double-cliquez sur l'événement du calendrier souhaité avec une Conférence Virtual Office jointe. Une fenêtre s'ouvre pour vous permettre de consulter et de modifier la conférence.
3. Dans la fenêtre de la conférence, cliquez sur Réinitialiser l'ID de la conférence.
   
4. Lorsque vous y êtes invité, confirmez la réinitialisation de l'ID de l'hôte et de la conférence.
5. Selon vos besoins, continuez à modifier les détails de la conférence dans l'événement du calendrier.
6. Envoyez la mise à jour afin d'avertir les participants à la conférence. Une confirmation s'affiche pour indiquer que vos modifications ont été enregistrées.

Imaginons que vous organisez une grande conférence et que vous souhaitez que plusieurs hôtes la gèrent, ou que vous ne serez pas en mesure de participer à l'intégralité de la conférence. Si vous ne souhaitez pas être le seul hôte de la conférence, vous pouvez ajouter des co-hôtes depuis votre répertoire de contacts Virtual Office afin de partager les droits d'hôte de la conférence.

Depuis l'L'application de bureau Virtual Office :

1. Sélectionnez Conférences > Mes conférences (ou, si vous n'avez pas effectué de synchronisation avec Google Agenda, Conférences > Conférences que j'organise).
2. Cliquez sur la conférence souhaitée pour consulter ses détails.
3. Sous Paramètres avancés dans les détails de la conférence, cliquez sur Ajouter pour ouvrir le répertoire des contacts.
4. Depuis le répertoire des contacts, recherchez le(s) co-hôte(s) souhaité(s) et cliquez pour le(s) sélectionner.
5. Lorsque vous avez sélectionné tous les co-hôtes souhaités, cliquez sur Terminé pour les marquer en tant que co-hôtes de la conférence.

Depuis le plug-in Google Agenda :

1. Dans Google Agenda, sélectionnez et ouvrez un événement d'un calendrier avec une Conférence Virtual Office ajoutée.
2. Cliquez sur Configuration de la conférence pour afficher les paramètres avancés de la conférence.
   
3. Sous Co-hôtes, cliquez sur Ajouter pour ouvrir une barre de recherche.
4. Recherchez le nom et le numéro du contact que vous souhaitez définir en tant que co-hôte.
5. Cliquez sur le contact souhaité dans les résultats de la recherche pour l'ajouter aux co-hôtes de la conférence.
6. Si vous souhaitez supprimer un co-hôte, cliquez sur son nom dans la liste des co-hôtes et confirmez l'invite qui s'affiche.
7. Selon vos besoins, continuez à modifier les détails de la conférence dans l'événement du calendrier.
8. Communiquez à tous les nouveaux co-hôtes leur statut d'hôtes de la conférence.

Depuis le plug-in Microsoft Outlook :

1. Sélectionnez l'onglet Calendrier de Microsoft Outlook.
2. Dans le calendrier, double-cliquez sur l'événement du calendrier souhaité avec une Conférence Virtual Office jointe. Une fenêtre s'ouvre pour vous permettre de consulter et de modifier la conférence.
3. Dans la fenêtre de la conférence, ouvrez Configuration de la conférence et sélectionnez l'onglet Co-hôtes.
   
4. Ajoutez des co-hôtes depuis votre répertoire de contacts Virtual Office afin de partager les droits d'hôte de la conférence ou de supprimer des co-hôtes existants, puis sélectionnez Enregistrer.
5. Selon vos besoins, continuez à modifier les détails de la conférence dans l'événement du calendrier.
6. Envoyez la mise à jour afin d'avertir les participants à la conférence. Une confirmation s'affiche pour indiquer que vos modifications ont été enregistrées.

Depuis l'L'application de bureau Virtual Office :

1. Dans l'L'application de bureau Virtual Office, sélectionnez Conférences > Mes conférences (ou, si vous n'avez pas effectué de synchronisation avec Google Agenda, Conférences > Conférences que j'organise).
2. Cliquez sur la conférence souhaitée pour consulter ses détails et ses paramètres avancés.
3. Cliquez sur Paramètres avancés pour afficher les paramètres avancés de la conférence.
4. Dans la liste des paramètres, activez ou désactivez Lire des annonces lorsque des participants rejoignent ou quittent la conférence, puis sélectionnez Enregistrer les modifications.
5. Selon vos besoins, continuez à modifier les détails de la conférence.

Depuis le plug-in Google Agenda :

1. Dans Google Agenda, sélectionnez et ouvrez un événement d'un calendrier qui contient une Conférence Virtual Office que vous organisez.
2. Cliquez sur Configuration de la conférence pour afficher les paramètres avancés de la conférence.
   
3. Dans la liste des paramètres, activez ou désactivez Lire des annonces lorsque des participants rejoignent ou quittent la conférence.
4. Selon vos besoins, continuez à modifier les détails de la conférence dans l'événement du calendrier.

Depuis le plug-in Microsoft Outlook :

1. Dans Microsoft Outlook, sélectionnez et ouvrez un événement d'un calendrier qui contient une Conférence Virtual Office que vous organisez.
2. Sélectionnez Configuration de la conférence pour afficher les paramètres avancés de la conférence.
3. Activez ou désactivez Notifier lorsqu'un participant rejoint/quitte la conférence, puis Enregistrer.
4. Selon vos besoins, continuez à modifier les détails de la conférence dans l'événement du calendrier.

Depuis l'L'application de bureau Virtual Office :

1. Dans l'L'application de bureau Virtual Office, sélectionnez Conférences > Mes conférences (ou, si vous n'avez pas effectué de synchronisation avec Google Agenda, Conférences > Conférences que j'organise).
2. Cliquez sur la conférence souhaitée pour consulter ses détails et ses paramètres avancés.
3. Cliquez sur Paramètres avancés pour afficher les paramètres avancés de la conférence.
4. Dans la liste des paramètres, activez ou désactivez Autoriser le rappel audio vers les numéros externes, puis sélectionnez Enregistrer les modifications.
5. Selon vos besoins, continuez à modifier les détails de la conférence dans l'événement du calendrier.

Depuis le plug-in Google Agenda :

1. Dans Google Agenda, sélectionnez et ouvrez un événement d'un calendrier avec une Conférence Virtual Office ajoutée.
2. Cliquez sur Configuration de la conférence pour afficher les paramètres avancés de la conférence.
   
3. Activez ou désactivez Autoriser le rappel audio vers les numéros externes, puis sélectionnez Enregistrer les modifications.
4. Selon vos besoins, continuez à modifier les détails de la conférence dans l'événement du calendrier.

Depuis le plug-in Microsoft Outlook :

1. Dans Microsoft Outlook, sélectionnez et ouvrez un événement d'un calendrier qui contient une Conférence Virtual Office que vous organisez.
2. Sélectionnez Configuration de la conférence pour afficher les paramètres avancés de la conférence.
3. Activez ou désactivez Autoriser le rappel audio vers les numéros externes, puis sélectionnez Enregistrer.
4. Selon vos besoins, continuez à modifier les détails de la conférence dans l'événement du calendrier.

Étant donné que les conférences programmées se trouvent dans l'application de calendrier que vous utilisez pour les programmer, les informations relatives à l'heure d'une conférence spécifique (telles que les participants, la durée et le programme de la conférence) se trouvent également dans l'application de calendrier. Si de nouveaux participants doivent être ajoutés à un événement du calendrier déjà programmé, ou que vous devez modifier l'heure de la conférence, vous pouvez effectuer les modifications dans l'application de calendrier que vous avez utilisée pour programmer l'événement.

Dans une Conférence Virtual Office, cliquez sur l'icône Réduire dans le coin supérieur droit du volet de la conférence pour réduire la taille de la fenêtre. Vous avez accès aux commandes de votre microphone et de votre caméra lorsque le volet de la conférence est réduit. Pour revenir au volet de la conférence et accéder à toutes les commandes disponibles, cliquez sur Retour à la conférence.

Vous pouvez facilement envoyer des commentaires concernant une conférence sans devoir quitter la fenêtre de la conférence.

Pour envoyer des commentaires concernant la conférence :

1. Ouvrez le menu Plus d'options dans les commandes de la conférence.
2. Dans le menu, sélectionnez Commentaires pour ouvrir le volet des commentaires.
3. Sous Comment pouvons-nous nous améliorer ? dans le volet de la conférence, sélectionnez le problème ou le type d'amélioration parmi les propositions suivantes :
   • Audio
   • Vidéo
   • Partage de contenu
   • Autre
4. Décrivez un problème ou une amélioration potentielle sous Que s'est-il passé ? dans le volet des commentaires.
5. Lorsque vous cliquez sur Soumettre, le commentaire rédigé, le journal de débogage et des captures d'écran de l'L'application de bureau Virtual Office sont envoyés à 8x8.