Inviter des participants
Virtual Office vous permet d'inviter des participants lorsque vous programmez une conférence et lorsqu'une conférence est en cours. Par défaut, les participants, ainsi que les hôtes, peuvent inviter des personnes à une conférence. Cependant, l'hôte qui programme la conférence peut empêcher les participants d'en inviter d'autres en modifiant les paramètres avancés de la conférence.
Le nombre maximum de participants que vous pouvez inviter à une conférence varie en fonction de l'abonnement de votre entreprise.
Pour inviter des participants lorsque vous programmez une conférence :
- En tant qu'hôte, vous pouvez créer une conférence à l'aide de Virtual Office et l'ajouter à votre calendrier, ou sélectionner une conférence existante à programmer.
- Dans les détails de la conférence :
- Si vous avez effectué une synchronisation avec Google Agenda : lorsque vous avez créé de nouvelles conférences dans l'L'application de bureau Virtual Office après avoir effectué une synchronisation avec Google Agenda, votre calendrier Google s'ouvre automatiquement pour planifier la conférence.
- Si vous n'avez pas effectué de synchronisation avec Google Agenda : pour copier manuellement les détails de la conférence dans votre presse-papiers, cliquez sur l'icône Copier les informations
dans les détails de la conférence dans Virtual Office, puis commencez à créer un nouvel événement du calendrier dans l'application de calendrier externe souhaitée.
- Pendant que vous programmez l'événement du calendrier, invitez des participants comme d'habitude.
- Si vous avez effectué une synchronisation avec Google Agenda, les informations sur la conférence sont automatiquement incluses, mais vous pouvez en coller d'autres dans la description de l'événement.
- Si vous avez copié les détails d'une conférence et que vous effectuez la programmation depuis une application de calendrier externe, copiez les informations sur la conférence que vous avez copiées dans la description de l'événement.
- Enregistrez l'événement du calendrier pour envoyer des invitations à tous les participants que vous avez ajoutés.
Pour inviter des participants à partir d'une conférence :
- Rejoignez une Conférence Virtual Office.
- Dans l'onglet Participants de la fenêtre de la conférence, saisissez le nom du contact de l'entreprise à inviter.
Pendant la saisie, les résultats de la recherche se réduisent dans une liste qui s'affiche.
- À côté du nom du participant souhaité, cliquez sur l'icône Chat
pour envoyer une invitation au chat.
- Le participant reçoit une invitation cliquable à la conférence par chat.
Envoyer et accepter des invitations à la conférence par chat
Vous pouvez inviter un contact de l'entreprise à une Conférence Virtual Office rapide pendant que vous chattez avec eux. Il suffit de cliquer pour démarrer une conférence à partir de votre chat avec le contact, afin qu'il puisse voir une invitation cliquable dans le chat qu'il partage avec vous.
De même, lorsque vous êtes invité depuis une Conférence Virtual Office active ou depuis un chat, une invitation à la conférence s'affiche dans votre historique de chat avec le contact qui vous a invité. Lorsque l'invitation s'affiche, vous pouvez rejoindre la conférence d'un simple clic.
Pour démarrer une conférence instantanément via le chat :
- Ouvrez l'onglet Messages
pour ouvrir votre liste de chats.
- Cliquez sur le contact avec lequel vous souhaitez vous réunir.
- Lorsque vous chattez avec le contact souhaité, cliquez sur l'icône Plus
à côté du nom du contact pour ouvrir un menu déroulant.
- Dans le menu déroulant, sélectionnez Se réunir maintenant pour démarrer une Conférence Virtual Office et envoyer une invitation au contact.
Pour rejoindre une conférence via une invitation au chat :
- Ouvrez l'onglet Messages pour ouvrir votre liste de chats.
- Cliquez sur le contact qui vous a invité à la conférence.
- Dans votre historique de chat avec le contact, cliquez sur Rejoindre dans l'invitation pour rejoindre la conférence souhaitée.
La conférence démarre.
- Lorsque vous y êtes invité, indiquez votre nom et confirmez pour rejoindre l'audioconférence.
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