La programmation de conférences a été simplifiée depuis la version 5.0 de l'L'application de bureau Virtual Office. Ainsi, elles sont désormais créées sans limites d'heure de début et de fin et peuvent donc être utilisées à tout moment !
Accédez à la page de détails d'une conférence afin de la programmer via Google Agenda, ou copiez et collez simplement les informations sur la conférence dans votre calendrier tiers favori.
En tant qu'hôte : Si vous avez programmé une conférence et que vous souhaitez la retrouver, elle se trouve dans le même calendrier qui a servi à la programmer. Si vous avez effectué une synchronisation avec Google Agenda, vous pouvez trouver les prochaines conférences sous Conférences > Mes conférences. Notez que si vous n'avez pas effectué de synchronisation avec Google Agenda, Conférences > Conférences que j'organise dans l'L'application de bureau Virtual Office contient les conférences réutilisables que vous avez ajoutées aux événements du calendrier, au lieu des événements du calendrier programmées eux-mêmes.
En tant que participant : Si vous avez été invité à une conférence programmée, vous pouvez trouver les informations sur la conférence dans votre invitation par e-mail, ainsi que dans le calendrier associé à la même adresse e-mail. Si vous avez effectué une synchronisation avec Google Agenda, vous pouvez trouver les prochaines conférences sous Conférences > Mes conférences.
En tant qu'utilisateur de Virtual Office, vous pouvez :
Si vous ne parvenez pas à télécharger l'L'application de bureau Virtual Office, vous pouvez rejoindre une Conférence Virtual Office en ligne via votre navigateur. Après avoir cliqué sur l'URL dans votre invitation par e-mail, cliquez sur Rejoindre la conférence en ligne dans la page du navigateur qui s'ouvre.
Pour rejoindre une Conférence Virtual Office en ligne :
Remarque : si vous rejoignez une conférence en ligne, vous ne pouvez pas inviter de participants depuis la conférence ni partager votre propre contenu à l'écran.
Remarque : si vous rejoignez une conférence en ligne en tant qu'hôte, vous ne pouvez pas utiliser les droits d'hôte de la conférence à votre disposition si vous la rejoignez via l'L'application de bureau Virtual Office.
Conférences Virtual Office respecte plusieurs normes de sécurité et de conformité, y compris le chiffrement qui protège toutes les communications et tous les transferts de fichiers, et qui empêche leur interception. Cliquez ici pour en savoir plus sur Conférences Virtual Office, et demandez à votre service informatique d'autoriser l'application.
Si vous n'êtes pas autorisé à télécharger l'L'application de bureau Virtual Office, vous pouvez rejoindre une Conférence Virtual Office en ligne via votre navigateur. Après avoir cliqué sur l'URL dans votre invitation par e-mail, cliquez sur Rejoindre la conférence en ligne dans la page du navigateur qui s'ouvre.
Pour rejoindre une Conférence Virtual Office en ligne :
Remarque : si vous rejoignez une conférence en ligne, vous ne pouvez pas inviter de participants depuis la conférence ni partager votre propre contenu à l'écran.
Remarque : si vous rejoignez une conférence en ligne en tant qu'hôte, vous ne pouvez pas utiliser les droits d'hôte de la conférence à votre disposition si vous la rejoignez via l'L'application de bureau Virtual Office.
Conférences Virtual Office est inclus dans l'application Virtual Office 8x8. Recherchez cette application ou sélectionnez-la dans votre liste ou votre dossier d'applications.
Au lieu de saisir des informations d'identification, il suffit de cliquer sur Rejoindre la conférence en bas de la boîte de dialogue. Dans la fenêtre suivante, saisissez l'ID de la conférence que vous avez reçu dans l'invitation à la conférence par e-mail, ajoutez votre nom complet, puis cliquez sur Rejoindre en tant qu'invité.
Dans votre invitation à la conférence, vous pouvez voir un # à la fin de l'ID de votre conférence. Cela ne concerne que les participants qui rejoignent une audioconférence via un appel téléphonique. Si vous saisissez l'ID de la conférence sous Conférences > Rejoindre la conférence dans Virtual Office, vous ne devez pas saisir de # supplémentaire après l'ID de votre conférence pour la rejoindre. En fait, si vous copiez l'ID de la conférence à partir de votre invitation, l'L'application de bureau Virtual Office corrige automatiquement le format de l'ID de la conférence lorsqu'il est copié.
Si vous êtes un invité externe ou un utilisateur de 8x8 d'un autre système téléphonique que l'hôte de la conférence, vous ne pouvez pas rejoindre l'audioconférence via le rappel jusqu'à ce que l'hôte (ou un participant provenant du même système téléphonique que l'hôte) ait rejoint la conférence. Jusqu'à ce que vous puissiez rejoindre l'audioconférence via le rappel, vous pouvez temporairement accéder à la conférence par téléphone ou utiliser tout microphone ou haut-parleur disponible sur votre ordinateur.
Imaginons que vous organisez une conférence sensible et que l'un des participants prévus a quitté votre entreprise, ou que vous souhaitez simplement ajouter un niveau de sécurité à votre conférence. Pendant que vous planifiez ou modifiez une conférence, vous pouvez réinitialiser l'ID de l'hôte servant à accéder à la conférence.
Remarque : Les hôtes et les participants qui rejoignent la conférence via Virtual Office, ainsi que les participants qui accèdent à la conférence par téléphone peuvent le faire à l'aide de l'ID de la conférence. Si l'organisateur vous donne l'ID de l'hôte, mais que vous n'êtes pas repris en tant qu'hôte de la conférence, vous devez utiliser l'ID de l'hôte pour exercer vos droits d'hôte lors de la conférence.
Depuis le plug-in Google Agenda :
Depuis le plug-in Microsoft Outlook :
Imaginons que vous organisez une grande conférence et que vous souhaitez que plusieurs hôtes la gèrent, ou que vous ne serez pas en mesure de participer à l'intégralité de la conférence. Si vous ne souhaitez pas être le seul hôte de la conférence, vous pouvez ajouter des co-hôtes depuis votre répertoire de contacts Virtual Office afin de partager les droits d'hôte de la conférence.
Depuis l'L'application de bureau Virtual Office :
Depuis le plug-in Google Agenda :
Depuis le plug-in Microsoft Outlook :
Depuis l'L'application de bureau Virtual Office :
Depuis le plug-in Google Agenda :
Depuis le plug-in Microsoft Outlook :
Depuis l'L'application de bureau Virtual Office :
Depuis le plug-in Google Agenda :
Depuis le plug-in Microsoft Outlook :
Étant donné que les conférences programmées se trouvent dans l'application de calendrier que vous utilisez pour les programmer, les informations relatives à l'heure d'une conférence spécifique (telles que les participants, la durée et le programme de la conférence) se trouvent également dans l'application de calendrier. Si de nouveaux participants doivent être ajoutés à un événement du calendrier déjà programmé, ou que vous devez modifier l'heure de la conférence, vous pouvez effectuer les modifications dans l'application de calendrier que vous avez utilisée pour programmer l'événement.
Dans une Conférence Virtual Office, cliquez sur l'icône Réduire dans le coin supérieur droit du volet de la conférence pour réduire la taille de la fenêtre. Vous avez accès aux commandes de votre microphone et de votre caméra lorsque le volet de la conférence est réduit. Pour revenir au volet de la conférence et accéder à toutes les commandes disponibles, cliquez sur Retour à la conférence.
Vous pouvez facilement envoyer des commentaires concernant une conférence sans devoir quitter la fenêtre de la conférence.
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