Gérer des appels

En tant que réceptionniste Switchboard Pro, vous devez profiter des avantages que procure un système de gestion des appels flexible.

Recevoir des appels

La console Switchboard Pro vous permet de recevoir des appels et de les acheminer directement vers le contact souhaité au sein de l'entreprise.

  1. Lorsque vous recevez un appel, le panneau des appels affiche les appels entrants.
  2. Pour répondre à l'appel, acceptez-le dans Bureau virtuel.
  3. Après vous être entretenu avec l'appelant, sélectionnez l'une des options suivantes dans Switchboard Pro :
  4. Vous pouvez récupérer un appel mis en attente ou en garde en cliquant sur l'icône Récupérer .

Remarque : si vous avez activé les notifications d'appel sur navigateur, les notifications d'appel s'affichent sur votre écran. Cliquez sur une notification d'appel pour remettre Switchboard Pro en évidence. Les notifications d'appel pour Switchboard Pro sont uniquement activées pour Chrome.

Appeler

La console Switchboard Pro vous permet désormais d'appeler n'importe quel poste à l'intérieur ou à l'extérieur de votre système téléphonique. Notez que votre appel sortant est un appel à deux volets. Le premier achemine l'appel vers vous. Répondez-y pour contacter le destinataire souhaité.

Mettre des appels en attente

Après avoir répondu à un appel, vous pouvez le mettre en attente, puis le récupérer. Le fait de mettre un appel en attente permet également de simplifier le transfert annoncé d'appel.

Pour mettre un appel en attente :

Lorsque vous êtes en ligne, cliquez sur l'icône Mettre en attente . L'appel est mis en attente.

Pour récupérer un appel mis en attente :

Après avoir mis un appel en attente, cliquez sur l'icône Récupérer . L'appel est récupéré.

Mettre en garde

La mise en garde vous permet de mettre l'appel en garde dans son espace de mise en garde personnel automatiquement numéroté. Le numéro de l'espace de mise en garde s'affiche sur Switchboard Pro, ce qui vous permet de le communiquer à un contact par chat ou d'utiliser le service de radiomessagerie de 8x8 pour annoncer l'appel mis en garde à d'autres contacts. Switchboard Pro vous permet de :

Vous pouvez mettre un appel en direct en garde à l'aide des coordonnées ou du menu déroulant Appel en cours.

Pour mettre un appel en cours en garde à l'aide des coordonnées :

  1. Lorsque vous êtes en ligne, cliquez sur le contact pour lequel vous souhaitez récupérer l'appel.
    La fenêtre Coordonnées s'ouvre.
  2. Cliquez sur Mettre en garde.
  3. Dans le menu déroulant, choisissez de mettre l'appel en garde dans le site du contact, son extension ou en garde publique.
  4. Indiquez au contact que l'appel a été mis en garde.

Pour mettre un appel en cours en garde à l'aide du menu déroulant Appel en cours.

  1. Depuis l'appel en cours dans le panneau des appels, cliquez sur l'icône Mettre en garde .
  2. Dans le menu déroulant, choisissez de mettre l'appel en garde dans votre site ou en garde publique.

    Remarque : Mon site est la Bureau virtuel succursale à laquelle le Switchboard Pro réceptionniste est enregistré. La mise en garde d'un appel sur Mon site est utile lorsque le réceptionniste et les contacts sont enregistrés à la même succursale.

  3. Indiquez au contact que l'appel a été mis en garde.

 


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